Coronavirus : conseils pour les audits à distance

En cette période pour le moins atypique, le télétravail et donc les audits à distance relèvent plutôt de la règle que de l’exception. Nous avons à notre disposition toutes sortes d’applications informatiques nous permettant de réaliser des audits internes et externes, des vérifications, des évaluations de la qualité et des contrôles. Mais effectuer un audit à distance n’est pas toujours évident. La distance ne peut pas nuire à la qualité du travail réalisé. Cette réalité soulève donc une série de questions. Comment gérer les audits de bureaux ? Quid des audits de terrain ? Quelles sont les règles à suivre ?

Skype ou Teams : des outils comme Skype ou Teams permettent de réaliser facilement des audits. Un membre du département QSHE est toujours présent (et visible par écran interposé). Faites-vous inviter sur Skype ou Teams. En tant qu’auditeur interne ou externe, vous ne connaissez pas les collaborateurs des services. Une erreur dans une adresse mail étant vite arrivée, vous risquez de ne pas pouvoir entrer en contact avec eux. Évitez cette perte de temps et demandez au modérateur d’envoyer les invitations.

WhatsApp : dans les toutes petites structures qui n’ont pas l’habitude d’utiliser Skype ou Teams, WhatsApp peut être bien utile. Cette appli hyper-conviviale permet par exemple d’envoyer facilement une photo (d’un document).
Préparation : un audit à distance exige des préparations supplémentaires. Pour cela, vous devez bien entendu au moins prendre connaissance de l’évaluation de la direction, consulter le planning de l’audit interne (et procéder à une vérification par échantillonnage de quelques audits internes à distance) et parcourir la liste des mesures correctives. J’y ajoute moi-même la mesure de la satisfaction client (ISO 9001), l’analyse des aspects environnementaux (ISO 14001) et l’analyse et l’évaluation des risques (ISO 45001). Ces documents sont conservés par l’organisme de certification, et ce, en toute confidentialité bien sûr. Les accords nécessaires en matière de sécurité de l’information doivent être conclus au préalable ;
Examen des documents : facilement réalisable grâce au partage d’écran. Je demande à recevoir par e-mail les documents qui ne sont pas lisibles sur écran. Je peux alors les ouvrir sur mon propre appareil au format Word, PDF ou Excel.
Comme convenu, je les efface ensuite.
Vérification par échantillonnage : si les documents (rapports d’audits internes, plaintes de clients, etc.) ne sont pas tous disponibles au format électronique, il est difficile de procéder à un contrôle par échantillonnage. Je sélectionne alors tout de même quelques documents et je demande à en recevoir une photo ou une version scannée. WhatsApp permet par exemple d’envoyer facilement des photos.
Visites de chantier ou d’atelier : elles sont postposées. Auditer ces activités à distance n’est pas conseillé, car il semble fort probable qu’une telle méthode ne permettra pas d’atteindre les objectifs de l’audit.
contact personnel : l’absence de contact personnel, qui en tout de même important dans le cadre des audits, ne constitue pas un problème. La situation serait peut-être différente s’il s’agissait d’organisations que je ne connaissais pas déjà.
Pauses : faites régulièrement des pauses lors des audits à distance. Veillez absolument à interrompre le travail pendant une heure et demie. Les audits à distance peuvent être bien plus fatigants que vous ne le pensez. De plus, vous pouvez profiter de ces pauses pour parcourir quelques documents.


Auteur: Jan Dillen

Publié 05-05-2020

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