High Level Structure des normes ISO 9001, 14001 et 45001 et autres en cours de révision

Il s'agit de la High Level Structure pour, entre autres, les normes ISO 9001, ISO 14001 et 45001. Un premier projet de travail WD1 (Working Draft 1) a récemment été publié. Il s'agit principalement de petits ajustements qui n'auront pas de conséquences majeures sur le respect des règles. La date de fin d'application du HLS révisé est fixée à 2022.

Source : senTRAL, Jan Dillen

Qu'est-ce que le HLS ?
HLS est l'abréviation de High Level Structure et cette HLS constitue la structure de base de toutes les normes de systèmes de gestion. Cela signifie que selon le HLS, les normes de systèmes de gestion telles que l'ISO 9001 pour la qualité, l'ISO 14001 pour l'environnement ou l'ISO 45001 pour la santé et la sécurité ont la même classification de chapitre et de paragraphe. Cette structure sans ambiguïté facilite l'intégration des systèmes de gestion.

Dernière révision en 2012
Comme toute norme ISO, cette HLS est régulièrement révisée. Un cycle normal de révision des normes et donc du HLS a lieu tous les 5 ans. L'ancien HLS a été élaboré en 2012, une révision est donc nécessaire. Le premier projet de travail du WD1 a été publié récemment. Le format du WD1 est différent de celui du HLS précédent en raison de l'ajout des orientations. Le WD1 a été rédigé sur la base de trois colonnes : la première colonne contient le texte du HLS, la deuxième colonne contient les "orientations" indiquant l'intention de l'exigence du HLS et la troisième colonne contient les "orientations" pour l'application par les comités de normalisation des différentes normes de systèmes de gestion.

Pourquoi la HLS est-elle révisée ?
Une révision est nécessaire pour adapter les normes aux nouveaux développements dans les organisations. La nouvelle HLS sera alors plus conforme à la "nouvelle réalité". Cette nouvelle réalité est le contexte dans lequel l'organisation opère et l'importance de répondre aux besoins et aux attentes des parties prenantes. Tous ces éléments sont conformes aux organisations qui réussissent dans un monde VUCA (Volatile, Uncertain, Complex and Ambiguous). Dans l'environnement VUCA, penser en termes de risques et d'opportunités est un bon moyen de répondre à une réalité incertaine, complexe et parfois ambiguë, en constante évolution. En plus du nouveau monde dans lequel les organisations opèrent, le HLS existant doit être affiné un peu plus. Après tout, certaines nuances se sont glissées dans les différentes normes des systèmes de gestion. Par exemple, certains éléments du système sont inclus dans les différentes normes de système de gestion qui ne sont pas incluses dans le HLS. Des dispositions telles que la "gestion du changement", la "gestion des connaissances", la "préparation aux situations d'urgence" et l'"externalisation" devraient être incluses de manière plus structurée. La question de savoir si de nouveaux éléments du système tels que la gouvernance (non-conformités ou non-conformités) ou la culture doivent être inclus dans le HLS fait également partie de la discussion. En termes de terminologie, certaines modifications rédactionnelles seront également apportées au nouveau HLS par rapport à l'ancien HLS (formulation plus claire de l'externalisation en ce qui concerne les achats ou la passation de marchés, entrée Le nouveau HLS s'alignera sur ce point.

Conformité et HLS
Le cœur de la HLS est la gestion des risques. En gérant les risques et en saisissant les opportunités, le système de gestion est efficace. En outre, le respect des exigences légales et autres est important : la gestion de la conformité.
Exigences juridiques et autres : qu'entend-on exactement par "autres exigences" ?
Selon la section 6.1.3 des normes ISO 14001:2015 et ISO 45001:2018, l'organisme doit établir un processus pour déterminer les exigences légales et autres en vigueur. Lors de la mise en œuvre du système de gestion de l'environnement et/ou de la santé et de la sécurité, les exigences légales ET autres doivent également être prises en compte.

L'organisme doit conserver des informations documentées sur ces exigences légales ET autres.
En outre, conformément à la section 9.1.2, l'organisation doit établir un processus d'évaluation de la conformité aux exigences légales ET autres.

Pour de nombreuses organisations, les "autres exigences" ne sont pas vraiment claires. Qu'entend-on exactement par ces "autres exigences" ?
Lors de la planification, il est essentiel d'avoir une connaissance détaillée des exigences à respecter, qu'elles soient légales, obligatoires ou auto-imposées, en ce qui concerne les dangers et les risques. Les systèmes de gestion de l'environnement et/ou de la santé et de la sécurité imposent également des exigences.

Voici des exemples d'exigences légales et "autres" :
Que devez-vous faire en tant qu'organisation pour vous conformer aux exigences légales et autres ?
L'organisation doit avoir accès aux exigences légales et autres auxquelles elle doit se conformer. Cela s'applique non seulement aux dangers et aux risques qui se produisent au sein de l'organisation, mais aussi aux exigences relatives au système de gestion de l'environnement et/ou de la santé et de la sécurité lui-même. L'organisation doit déterminer comment ces exigences s'appliquent : dans quels services s'appliquent les exigences légales et autres. Les changements de production, les changements d'organisation ou les modifications des exigences légales et autres devront également faire l'objet d'un suivi. Comme les changements se produisent au fil du temps, tant dans l'organisation que pour les exigences elles-mêmes, vous devez mettre en place une méthode pour maintenir ces exigences à jour. La manière dont vous déterminez et la manière dont vous mettez à jour les exigences doivent être décrites par une organisation documentée.

Comment faire - Conseils utiles
Pour les obligations légales, vous devez identifier les meilleures sources d'information via les sites web, par exemple, du SPF Emploi, via un service juridique, etc. Vous pouvez également obtenir des conseils auprès d'un consultant. Pour les autres exigences, vous devez interroger vos parties prenantes, telles que les organisations locales, les clients, les associations sectorielles, l'organisation mère, etc. Identifiez une ou plusieurs personnes ou faites appel à un consultant externe pour suivre toute modification des exigences qui vous concernent.
Le timing ?

Calendrier de la révision HLS
Il est prévu que la gouvernance ou la culture ne soient pas incluses dans la nouvelle HLS. La gestion du changement fera presque certainement partie de la HLS. Il n'est pas encore certain que les "installations d'urgence" qui feront déjà partie du HLS dans les normes ISO 14001 et ISO 45001. Le calendrier prévoit que d'ici 2022, le HLS renouvelé sera prêt et pourra être appliqué aux normes de systèmes de gestion existantes telles que ISO 9001, ISO 14001 et/ou ISO 45001. Avant que le nouveau HLS ne soit prêt en 2022, un WD 2 est prévu en 2020.

Plus d'informations sur les normes et la High Level Structure sur senTRAL.
 

Publié 30-01-2020

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