Le coronavirus et les audits de certification : que faire ?

Existe-t-il des règles sur ce qu'il faut faire des audits de certification dans des circonstances imprévues, comme le coronavirus ? Sans aucun doute. De nombreuses organisations ne sont pas en mesure d'effectuer l'audit de certification. D'une part, les audits externes dans les hôpitaux, les maisons de retraite, etc. sont impossibles, voire interdits. Cela peut également impliquer des audits sur la sécurité alimentaire, la qualité (des soins), la sécurité ou l'environnement. Le coronavirus peut être considéré comme une circonstance imprévisible, et il existe des dispositions à ce sujet par l'International Accreditation Forum IAF, à savoir le document informatif ID3.

Selon le document FID3, un "événement de circonstance extraordinaire" ou des circonstances imprévisibles et graves sont les grèves, les émeutes, les circonstances politiques ou géopolitiques, le terrorisme, mais il existe aussi un cas explicite de pandémie. Étant donné que l'épidémie du coronavirus a été cataloguée comme une pandémie par l'Organisation mondiale de la santé (OMS), il s'agit clairement d'un "événement de circonstance extraordinaire".
Le coronavirus peut donc compromettre considérablement certains des audits de certification prévus. L'organisme de certification devra conclure des accords clairs avec l'organisme audité concernant la vérification de l'efficacité et du fonctionnement continu du système de gestion. Lorsque l'organisme de certification n'a guère de raisons de croire que le système de gestion ne fonctionnerait plus, dans la circonstance imprévue du coronavirus, il peut être décidé de prendre des mesures telles que la réduction de la durée de l'évaluation du bon fonctionnement du système de gestion, la demande d'informations complémentaires (l'évaluation de la gestion, la liste des actions correctives, les audits internes, les rapports d'inspection, etc.) Toutefois, si l'organisation certifiée ne peut plus être contactée, le certificat devra être suspendu, voire révoqué.

Dans le cadre de la réduction du temps de vérification, les éléments de calendrier suivants seront pris en compte :
 

  • Audit de surveillance initial : normalement, l'audit de surveillance initial sera effectué dans les 12 mois suivant la dernière étape 2. Lorsque l'on est suffisamment sûr que le système de gestion fonctionne comme prévu, l'audit de surveillance peut être reporté de 6 à 18 mois. Si cela n'est pas possible, le certificat sera suspendu ;
  • Dans le cas des autres audits de surveillance : si, par exemple, l'organisation contrôlée ferme temporairement, l'audit peut être reporté ;
  • ecertification : normalement, l'audit de recertification doit être effectué avant l'expiration du certificat. Lorsqu'il existe des preuves suffisantes et que la confiance dans le bon fonctionnement du système de gestion est suffisante, une prorogation de 6 mois maximum après la date d'expiration du certificat peut être appliquée. Si cela ne peut être fait dans les 6 mois, l'audit doit être considéré comme un audit initial à nouveau.

Il reste bien sûr qu'il est préférable que les audits prévus se poursuivent comme prévu. Les dispositions susmentionnées ne s'appliquent qu'en cas d'éventualité imprévisible. Il faut espérer que tout cela ne sera pas nécessaire et que les audits pourront se poursuivre comme prévu.

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Publié 18-03-2020

Jan Dillen
Auditor @ Vincotte / VCA-coördinator / Auteur senTRAL
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