Sécurité

Six conseils pour prévenir l'absentéisme

Il est parfois facile de déterminer rétrospectivement pourquoi un travailleur est absent. Deux experts en management nous donnent 6 conseils pour gérer l’absentéisme.
1. Soyez attentif aux changements de comportement
Comment pouvez-vous reconnaitre à un stade précoce que quelqu’un va être absent? Cela dépend du genre de maladie, explique le conseiller en management Peter Ambagtsheer de Mentaspex. «des cas graves, comme un accident de voiture, sont hélas imprévisibles. Sur le long terme, vous pouvez jauger comme les gens se portent. Vous pouvez par exemple être alerté par des situations à risque: problèmes à la maison, ou une baisse de l’état de santé général. Vous pouvez également être alerté par les travailleurs dont le comportement témoigne d’une forte fatigue ou d’un burn-out imminent, comme l’absence, le renfermement ou le fait de commettre des erreurs.
2. Demandez comment ça va
Comment peut-on jauger si tout le monde va bien? Ambagtsheer explique: «Informez en conséquence mais faites le de manière chaleureuse et si les employés l’apprécient. Ainsi vous ouvrez une porte pour discuter dans une atmosphère de sécurité. La peur des conséquences chez les travailleurs est souvent injustement grande».

Vous pouvez également informer selon une approche structurée et sur base régulière sur le bien-être. «Une grande partie des causes d’absentéisme, comme la maladie, la surcharge physique, le stress et les problèmes entre collègues, peuvent être soulevées lors d’une réunion hebdomadaire de l’équipe» explique le coach Marloes Van Esseveld-Scheffers de Spgl: «Commencez la réunion chaque semaine par un tour de table pour voir si tout le monde va bien. Prenez le temps de le faire.»
3. Otez la peur chez les membres de l’équipe
Comment pouvez-vous ôter la peur chez les membres de votre équipe pour identifier à un stade avancé les éventuels problèmes qui à terme peuvent conduire à une absence pour maladie? Selon Van Esseveld-Scheffers: «Les problèmes privés, soucis ou stress dû à des affaires personnelles ne seront pas identifiés rapidement. En outre, les travailleurs ne se rendront pas toujours compte qu’ils sont dans la zone de danger. Faites dès lors en sorte que chacun bénéficie d’une personne de confiance. Si vous avez recours à l’encadrement structurel: Prévoyez pour les membres de l’équipe quelques fois par an un entretien avec un coach d’une entreprise externe. Certains obstacles majeurs peuvent parfois être mis à jour lors de ces entretiens et être approfondis. Un membre de l’équipe peut également prendre conscience lors de ce genre d’entretien des actions qu’il peut prendre lui-même. Dans les cas les plus graves, le coach externe pourra conseiller de se tourner vers une aide professionnelle, comme un médecin ou un psychologue».
4. Soyez Clair
Que faire en tant que manager avec les travailleurs qui sont clairement susceptibles d’absentéisme? Selon Esseveld-Scheffers: «N’attendez pas trop longtemps et organisez un entretien. Regardez honnêtement ensemble la situation et identifiez la cause de l’absentéisme imminent. Ecoutez bien ce qu’il en ressort. Si la cause de l’absentéisme vous est directement liée en tant que ligne hiérarchique, assurez-vous qu’un tiers neutre soit présent lors de l’entretien. Veillez à ce que le dialogue soit un dialogue dans lequel des feedbacks constructifs peuvent être donnés, et dans lequel chacun prend ses responsabilités».
5. Analyser les problèmes de manière structurelle
Comment pouvez-vous déterminer si des problèmes structurels au sein du service sont la cause de l’absentéisme? Van Esseveld-Scheffers: «Dans une équipe de plus de 10 personnes, une enquête de satisfaction peut être menée. Vous pouvez y mentionner des éléments tels que la pression au travail, la répartition des tâches, la satisfaction sur le contenu et inclure également des questions sur l’ambiance mutuelle. Organisez cette enquête par exemple quatre fois par an. Pour l’ambiance mutuelle, vous pouvez poser des questions telles que: pouvez-vous correctement collaborer avec vos collègues directs? Pouvez-vous poser des questions à vos collègues? Vous sentez-vous à l’aise dans votre équipe? Vous sentez-vous apprécié dans l’équipe? Permettez pour chaque question d’opter pour un score entre 1 et 10».   

Ambagtsheer: «Pour identifier les causes structurelles d’absentéisme, il existe des scans pour l’inventaire et l’évaluation des risques. Ceux-ci peuvent inclure aussi bien les risques liés à la charge sociale que physique. Selon la nature de l’organisation vous pouvez monitorer à l’aide de ces scans des risques spécifiques sur base régulière. La nomination d’une personne de confiance peut également aider. Tout comme l’organisation de réunions régulières.»
6. Soyez humain
Quels sont les facteurs généraux qui contribuent à la prévention d’une absence pour maladie? Van Esseveld-Scheffers: «Montrez de l’intérêt pour vos collègues, même si vous êtes occupé et que vous avez un tas d’autres choses à faire. Ecoutez leurs histoires et feedbacks. De cette manière, vous arriverez à prévenir de nombreux problèmes.»

Publié 20-01-2015

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