Audits tijdens de coronacrisis

 In een vorig nieuwsbericht (6 april l.l.)stonden we stil bij de impact van de huidige COVID-19-crisis op de werking van externe preventiediensten. Op 19 maart bezorgde de FOD WASO een officiële nota aan alle externe diensten met richtlijnen over hoe hun werking afgestemd moet worden op de evolutie van de pandemie, zonder de essentiële dienstverlening in het gedrang te brengen.
 

De nota stelt dat externe diensten de nodige maatregelen moeten nemen om de risico’s voor het eigen personeel en de werknemers van anderen tot een minimum te beperken. Dat gaat onder andere over hygiënische maatregelen bij contacten en over de organisatie van de onderzoeken. Ze moeten aftoetsen of uitstel van een preventief onderzoek een bijkomend risico of probleem zou kunnen geven voor de uitoefening van bepaalde functies of de blootstelling aan activiteiten met een welbepaald risico.

Elke situatie afzonderlijk evalueren
Ook de inspectie- en certificatie-instelling Vinçotte ontvangt momenteel veel klantenvragen over het al dan niet uitvoeren van audits. De antwoorden op deze vragen hangen echter af van diverse factoren, zoals onder andere de klant zelf en de sector waarin deze klant actief is. In sommige sectoren zijn audits – op voorwaarde dat deze veilig kunnen plaatsvinden – nog steeds verplicht, terwijl ze in andere sectoren vanop afstand (remote) uitgevoerd kunnen worden. In nog andere sectoren is – zoals hierboven al beschreven – eventueel uitstel mogelijk.

Met andere woorden: de beslissing om een audit bij een klant uit te voeren, hangt sterk af van elke situatie afzonderlijk. Als een klant beslist om een geplande audit ter plaatse niet te laten doorgaan, dan moet deze keuze uiteraard gerespecteerd worden. Als een audit daarentegen in veilige omstandigheden kan plaatsvinden, met respect voor de veiligheidsmaatregelen van de federale regering en de Nationale Veiligheidsraad, dan kan een audit wel degelijk op de agenda geplaatst worden.

Standaardregels
Voor de uitvoering van deze audits respecteert Vinçotte de geldende accreditatieregels. Hiervoor werd een werkwijze opgesteld op basis van het internationaal document IAF ID3 Management of Extraordinary Events or Circumstances Affecting ABs, CABs and Certified Organizations.

De huidige COVID-19-pandemie wordt in dat document als een buitengewone omstandigheid vermeld. Vinçotte stelt al haar klanten een alternatieve auditmethode voor, namelijk vanop afstand of remote. Concreet kan een audit via videoconference, Skype of Teams uitgevoerd worden.

Samengevat voert Vinçotte enkel nog audits door als dit mogelijk is voor de klant, als de veiligheidsregels gerespecteerd kunnen worden en als beide partijen (klant en auditor) zich hierbij comfortabel voelen. Indien mogelijk kunnen de audits vanop afstand uitgevoerd worden.


Auteur: Geert Van Cauwenberge

Gepubliceerd op 15-04-2020

  48