De nota stelt dat externe diensten de nodige maatregelen moeten nemen om de risico’s voor het eigen personeel en de werknemers van anderen tot een minimum te beperken. Dat gaat onder andere over hygiënische maatregelen bij contacten en over de organisatie van de onderzoeken. Ze moeten aftoetsen of uitstel van een preventief onderzoek een bijkomend risico of probleem zou kunnen geven voor de uitoefening van bepaalde functies of de blootstelling aan activiteiten met een welbepaald risico.
Elke situatie afzonderlijk evalueren
Met andere woorden: de beslissing om een audit bij een klant uit te voeren, hangt sterk af van elke situatie afzonderlijk. Als een klant beslist om een geplande audit ter plaatse niet te laten doorgaan, dan moet deze keuze uiteraard gerespecteerd worden. Als een audit daarentegen in veilige omstandigheden kan plaatsvinden, met respect voor de veiligheidsmaatregelen van de federale regering en de Nationale Veiligheidsraad, dan kan een audit wel degelijk op de agenda geplaatst worden.
Standaardregels
De huidige COVID-19-pandemie wordt in dat document als een buitengewone omstandigheid vermeld. Vinçotte stelt al haar klanten een alternatieve auditmethode voor, namelijk vanop afstand of remote. Concreet kan een audit via videoconference, Skype of Teams uitgevoerd worden.
Samengevat voert Vinçotte enkel nog audits door als dit mogelijk is voor de klant, als de veiligheidsregels gerespecteerd kunnen worden en als beide partijen (klant en auditor) zich hierbij comfortabel voelen. Indien mogelijk kunnen de audits vanop afstand uitgevoerd worden.
Auteur: Geert Van Cauwenberge
Gepubliceerd op 15-04-2020
