Milieu

De eerste ervaringen met het digitale omgevingsloket

Eind maart bood het departement Omgeving een extra kans aan de (toekomstige) gebruikers van het omgevingsloket om al hun vragen en bedenkingen persoonlijk te melden op een infomoment in Brussel. Een honderdtal mensen maakte van die gelegenheid gebruik. Dat leverde een eerste indruk op van de stand van zaken: het digitale omgevingsloket is nog een ‘work in progress’.

Infomoment -LNE-31032017-HSEWVoor de handleiding van het loket verwijzen we graag naar de site en het ‘oefenloket’ dat u momenteel nog vrijblijvend kan gebruiken om vertrouwd te worden met de digitale procedure. Pas op 1 juni a.s. zullen de digitale aanvraag en opvolging voor alle nieuwe omgevingsvergunningen verplicht zijn.

In de twee maanden die resten is er duidelijk nog heel wat werk aan de winkel. Op de informatievoormiddag bleek dat er nog veel vragen zijn, terwijl de informatici en de administratie van het ‘nieuwe’ departement Omgeving de laatste hiaten en fouten uit het systeem verwijderen.

We distilleren enkele verduidelijkingen uit de opmerkingen van de eerste gebruikers.

Inrichtingsnummer

Elke ingedeelde inrichting krijgt een inrichtingsnummer toegekend bij aanmelding in het Omgevingsloket. Dit nummer gaat mee met de inrichting tijdens de volledige duur van de uitbating. Houd dit nummer dus altijd bij de hand, het is de sleutel van uw vergunningsdossier. Een verkeerd nummer opgeven maakt de aanvraag onontvankelijk.

Dit inrichtingsnummer is altijd gekoppeld aan een ingedeelde inrichting; het is dus een soort rijksregisternummer van een ingedeelde activiteit. De administratieve term wordt ‘IIOA’ (“ingedeelde inrichting of activiteit”).

Vanaf 23 februari kunnen milieuvergunningen worden verleend voor onbepaalde duur. Voor de inrichtingen van deze vergunningen gaat het departement Omgeving zelf inrichtingsnummers toekennen, waarover de betrokken uitbaters binnenkort een bericht zullen ontvangen.  Zij moeten dat nummer dan aangeven in het loket bij een volgende actie.

Geodata

Bij het aanmelden van een inrichting wordt vooreerst de locatie gevraagd, waarvoor een digitale kaart met alle percelen ter beschikking staat (zoals bij RWO Vlaanderen en Geopunt) waarop je vlot het betreffende perceel kan aanduiden. Dat genereert meteen een lijst van kadasterpercelen en die bepaalt meteen ook de juridische locatie van de inrichting(n). Dit systeem maakt de toevoeging van adresgegevens dus overbodig. U hoeft ook geen apart situeringsplan meer toe te voegen bij uw dossier.

Men kan ook meerdere inrichtingen binnen eenzelfde project situeren. Het is dan wel belangrijk om voor elke inrichting een duidelijke naam te voorzien, bijvoorbeeld “windturbine2”. Omgekeerd is het ook perfect mogelijk om één IIOA over verschillende percelen te situeren, ook als die niet aan elkaar grenzen (bijvoorbeeld de turbines van een windpark). Dat is een belangrijk verschil met de situering van stedenbouwkundige handelingen binnen die omgevingsvergunning, die wel altijd aan één (aaneengesloten) locatie gebonden is.

Stedenbouw en milieu blijven aparte routes

De oude bouwvergunning en de milieuvergunning zijn dan wel samengevoegd in de omgevingsvergunning en een gemeenschappelijke administratie, de behandeling van de aanvragen volgt nog steeds een afzonderlijke logica en procedure. Dat betekent bijvoorbeeld dat:

- men bij het inloggen eerst moet bepalen welke vergunning wordt aangevraagd (zie overzicht)

- een inrichtingsnummer nooit aan een omgevingsvergunningsaanvraag voor een stedenbouwkundige handeling wordt gekoppeld; dit nummer wordt immers alleen aan inrichtingen toegekend, niet aan gebouwen of locaties (in één gebouw of op één terrein kunnen meerdere inrichtingen gevestigd zijn, bijvoorbeeld machines of lozingspunten)

- wie een aanvraag indient voor een ingedeelde inrichting zonder dat er iets wijzigt aan de vergunde rubrieken uit de milieuvergunning, moet in die aanvraag de verschillende activiteiten uit de milieuvergunning niet invullen; enkel het gedeelte stedenbouw waarop de wijziging betrekking heeft

Personen en dossiers

- Hoewel een omgevingsvergunning in de meeste gevallen op naam van een rechtspersoon zal staan, moet er voor elk dossier in het omgevingsloket minstens één natuurlijke persoon geregistreerd zijn met zijn/haar rijksregisternummer. De toegang tot het loket gebeurt met een eID-kaartlezer, een federaal of een VO-token, of een persoonlijke beveiligingscode via sms of een mobiele app.

- Men wil nog wel tegemoetkomen aan de vraag van studiebureaus om zich integraal als één persoon te kunnen aandienen. Op die manier zou niet iedereen die enkele zinnen schrijft in een aanvraag, zich telkens apart moeten toevoegen als persoon. Aan die mogelijkheid wordt momenteel nog gewerkt.

- Voor elk dossier kan er maar één ‘opsteller’ zijn: dat is de natuurlijke persoon die als eerste het dossier opent door een aanvraag in te vullen.

- Maar daarnaast kunnen er wel andere personen worden toegevoegd aan een bestaand dossier: je kan een of meer extra aanvragers opgeven, alsook meerdere exploitanten van dezelfde inrichting.

- Je kan ook met meerdere personen tegelijk werken in één dossier, bijvoorbeeld een architect en een milieucoördinator, zij het niet gelijktijdig in dezelfde webpagina’s. Het departement Omgeving heeft dit zelf uitgetest.

- Het is daarom ook belangrijk om, voor het ondertekenen van een aanvraagformulier, eerst te controleren of al de juiste personen zijn ingevoerd.

- De persoon die tijdens de aanvraagprocedure van een omgevingsvergunning de mails wil ontvangen van de vergunningverlenende overheid, moet zichzelf aangeven als contactpersoon (ook als hij of zij niet de eerste ‘opsteller’ is.)

- Eenmaal de aanvraag door iemand is ondertekend, is het dossier automatisch vergrendeld. Als de aanvrager toch nog iets wil wijzigen dan kan hij dat ontgrendelen, maar op dat ogenblik vervallen dan wel alle handtekeningen en zal men die opnieuw moeten ondertekenen. Eenmaal ingediend, kan een aanvraag niet meer ontgrendeld worden.

De indelingslijst

- Als u een omgevingsvergunning voor de exploitatie van een ingedeelde inrichting of activiteit aanvraagt wordt naar de toepasselijke rubrieken in de indelingslijst gevraagd. Wie de juiste rubrieken niet weet kan dit in principe terugvinden via het loket zelf met behulp van menu’s en submenu’s. 

- Als u in het systeem een bestaande milieuvergunning wil bewerken dan geeft u de volledige rubriek aan zoals vermeld in die vergunning. Dit gebeurt met ‘vrije tekstinvoer’, want het was onmogelijk om alle historische rubriekswijzigingen van de indelingslijst in de toepassing te programmeren. De administratie hoopt dus dat de juiste rubrieksnummers geleidelijk in alle historische dossiers zullen doorsijpelen, naarmate ze via het omgevingsloket digitaal beheerd zullen worden. Dat zal bijvoorbeeld gebeuren wanneer er (al dan niet kleine) veranderingen worden aangemeld: dan maakt de vergunninghouder één keer een digitaal dossier aan via het loket met alle referenties van de bestaande vergunning. Vanaf dan wordt enkel het digitale dossier bijgehouden.

- Voor de omschrijving van de vergunde inrichting of activiteit bieden de webformulieren een efficiënte leidraad waarmee alle benodigde informatie wordt gevraagd, zoals het debiet van een lozing van afvalwater of de capaciteit van een opslagtank bijvoorbeeld. En als dat niet volstaat is er altijd een tekstveld om bijkomende zaken te omschrijven.

- Een specifiek probleem dat naar voor kwam zijn de rubriekswijzigingen door de CLP-conversie van de lijst, die rubrieksnummers in bestaande vergunningen wijzigen. In dat geval is het belangrijk dat men het dossier niét als een nieuwe vergunning aangeeft bij het loket, maar als ‘ongewijzigd’ met aanduiding van de nieuwe rubriek.

- Via de optie ‘Bewaren en splitsen’ is het ook mogelijk om een activiteit onder verschillende rubrieken in te delen, wat in bepaalde gevallen verplicht is. Dit is vooral van belang voor de rubriek 17 (Opslag van gevaarlijke stoffen): een bepaalde gevaarlijke stof kan immers twee of meer subrubrieken hebben.

- Het loket zal zelf vragen om toepasselijke documenten toe te voegen, zoals een mer-studie of bijkomende technische gegevens over een machine. Er is wel een limiet van 50 MB voor afzonderlijke bestanden die kunnen worden toegevoegd. Hebt u dus een pdf van een mer-studie die groter is dan 50 MB, dan zal u die moeten opsplitsen in kleinere bestanden.

Verbeteringen onderweg

Het gedeeltelijke uitstel naar 1 juni en het oefenloket bieden momenteel volop feedback vanuit de praktijk om het digitale omgevingsloket verder te verfijnen en kinderziekten te bedwingen. De ervaringsdeskundigen van lokale besturen en milieuadviesbureaus die naar het infomoment waren afgezakt, brachten nog vragen en suggesties mee.

- Het invulveld “Omschrijving” bij het ingeven van de vergunde toestand van een indelingsrubriek biedt ruimte voor 1.000 karakters, maar dat blijkt niet in alle gevallen te volstaan. Wie hier meer woorden kwijt wil, moet gebruikmaken van het invulveld “Extra informatie” om de aanvullende gegevens op te laden. De administratie zal binnenkort bekijken of het noodzakelijk is om het invulveld “Omschrijving” nogmaals uit te breiden.

- Met de “Addendabibliotheek” wordt verwezen naar de bijlagen die moeten worden ingevoerd. De informatie uit deze addendabibliotheek is al verwerkt in het systeem; u krijgt dus alleen de vragen te zien die voor uw dossier van toepassing zijn.

- Voorlopig kan een dossier nog niet geëxporteerd worden als pdf, hoewel er duidelijk vraag is naar die functie. De mogelijkheid zal zeker nog worden toegevoegd.

Technische problemen

Tijdens het infomoment bleek uit de demo’s dat het loket nog kampt met technische problemen. Zo voldoet de performantie van het systeem niet; al te vaak loopt de procedure vast zodat men gegevens opnieuw moet ingeven. Er werd aangeraden om in die gevallen de cache leeg te maken. Over de browser waarin het loket het best functioneert konden de mensen van LNE geen uitsluitsel geven; zij testten zelf verschillende browsers en zagen geen significante verschillen.

Enkele reacties uit het publiek bevestigden het ongenoegen over lange wachttijden bij opladen van gegevens. Ook wie al belde naar de helpdesk van het omgevingsloket moest vaak lang wachten om binnen te raken. Al kregen de helpdeskmedewerkers wel een complimentje vanwege hun ‘engelengeduld’…

Het departement Omgeving wil tegemoetkomen aan deze verzuchtingen met een tussentijdse oplossing. Aanvragen die dringend ingediend moeten worden kunnen gebruikmaken van een tijdelijke werkwijze: de digitale invoer in het loket mag voorlopig beperkt worden tot de basisgegevens. Samen met de bevoegde overheid zal men dan bekijken in welke mate de andere delen van het dossier bezorgd kunnen worden (via USB-stick, WeTransfer of andere middelen). Later moeten die dan wel via het loket worden toegevoegd, wanneer de technische performantie aan de nodige vereisten voldoet.

Check de website of vraag het rechtstreeks

Niet alle vragen gingen overigens over de technische aspecten van het loket. Ook ervaren consultants, architecten of milieucoördinatoren moeten zich nog vertrouwd maken met de nieuwe modaliteiten van de omgevingsvergunning. In deze overgangsfase merkt de administratie dat er nog heel wat onduidelijkheid is over de juiste te volgen procedures. Zij raadt aan om bij twijfel altijd de beslissingsboom van de website omgevingsloket te raadplegen. Er is ook een FAQ voorzien. De algemene boodschap luidde: als u vragen hebt, contacteer uw vergunningverlenende overheid.

Bron: senTRAL

Gepubliceerd op 05-04-2017

  1673