Milieu

Een nieuwe structuur voor ISO-normen en ISO 14001:2015

De steeds luidere roep om managementsystemen geïntegreerd toe te passen, heeft ISO ertoe aangezet om een globaal «plug-in model» te maken: alle normontwikkelingen voor managementsystemen zullen voortaan eenzelfde basisstructuur hebben, de zgn. High Level Structure. Specifieke paragrafen kunnen echter wel apart toegevoegd worden. Bv. voor ISO 14001 zijn milieuaspecten heel specifiek, voor ISO 9001 is klantentevredenheid specifiek. Anderzijds waren er in de bestaande ISO-normen een aantal onderwerpen die verschillend geïnterpreteerd werden, bv. de noodzaak om processen te documenteren. Een nauwere aansluiting werd ook gezocht bij de ISO 26001-norm voor maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). Hier volgt een woordje uitleg en krijgt u meteen ook zicht op de nieuwe ISO 14001:2015 dit tegen de zomer wordt verwacht.

High Level  Structure
De High Level Structure of HLS is de gemeenschappelijke structuur die ISO voor de ontwikkeling van al haar managementsysteemnormen zal hanteren. Het is een basistekst van 10 blz.
In de basistekt worden onder meer de gemeenschappelijke structuur en de identieke basiseisen en -terminologie voor de toekomstige ISO-managementsysteemnormen vastgelegd. De HLS moet ervoor zorgen dat ISO managementsystemen beter aansluiten op de strategie en «governance» (het besturingsmodel) van organisaties en onderdeel gaan uitmaken voor normale bedrijfsvoering. Hiermee kunnen de ISO-managementsysteemnormen van de toekomst werkelijk bijdragen aan de uitdagingen waar organisaties mee te maken hebben.
Planning ISO 14001:2015

Er gaat een heel proces vooraf aan de publicatie van de nieuwe norm. Het proces wordt georkestreerd door een Technisch Comité TC (ISO/TC 207). Secretaris is het British Institute for Standardisation  BSI). Een kladversie (Committee Draft - CD2) verscheen in februari 2014. Daarop volgde begin juli 2014 de vrijgave van de Draft International Standard (DIS). De structuur van de norm is nu definitief. De DIS is te koop  in de Engelse taal via de ISO organisatie zelf of via de Nederlandse of  Belgische Normalisatie Instituten (BIN, NEN). Tussen 28 augustus en 28 november 2014 werd een  stemmingsronde voorzien.

In februari 2015 is er een bijeenkomst van het TC voorzien, waar de release van de Final Draft International Standard (FDIS) - later in  het voorjaar - wordt voorbereid. De FDIS wordt aanzien als een eindproduct. Er komen in dit stadium geen inhoudelijke wijzigingen meer, hoogstens nog enkele taalkundige aanpassingen. In de zomer van 2015 (wellicht juli 2015, één jaar na de release van de DIS) wordt de publicatie van de nieuwe standaard verwacht in het Engels. De nationale instituten voor normalisatie voorzien vervolgens de vertaling in de eigen landstalen.

Overgangsperiode van certificaten
De overgang  van ISO 14001:2004 naar ISO 14001:2015 gebeurt uiterlijk drie jaar na publicatie. Stel dat de officiële publicatiedatum van ISO 14001:2015 in juli 2015 is, dan moeten vóór juli 2018 alle huidige certificaten worden overgezet. Nieuwe certificaten volgens de oude norm kunnen tot 18  maanden na de publicatie (jan 2016) van de nieuwe norm worden uitgereikt. De geldigheid van een ISO-certificaat is normaal drie jaar. Het vernieuwde certificaat volgens de oude norm is nu geen drie jaar, maar maximum 18 maanden geldig, omdat de vervaldatum juli 2018 is.
Organisaties waarvan het certificaat vervalt voor juli 2018, trachten voor de hercertificatie daarom best meteen de ISO/(F)DIS 14001:2014-eisen te volgen.
Organisaties die voor  het eerst starten met de opbouw  van een ISO 14001 milieubeheersysteem, proberen best ook voor hun eerste certificatie van meet af de eisen van ISO/(F)DIS 14001:2014 te volgen. 
Het algemeen advies is dus om niet te wachten tot de nieuwe norm ISO 14001:2015 er is, maar met de (F)DIS te starten, ook al duurt het tot juli 2018 tot de organisatie formeel kan worden gecertificeerd.
Sterk gewijzigde delen t.o.v. ISO 14001:2004
  • Scope – De reikwijdte van het mzs wordt uitgebreid, zodat ze ook de externe effecten op de organisatie kan omvatten. 
  • Context van de organisatie – Een heel nieuw deel. Deze clausule bevat eisen met betrekking tot het begrijpen van de interne en externe problemen van de organisatie en de behoeften en verwachtingen van de belanghebbende partijen. Er wordt verwacht dat ook geïnventariseerd wordt wat de ideeën van de belanghebbenden zijn. Zo wordt de aansluiting met ISO 26000 verzekerd. 
  • Leiderschap – De betrokkenheid  en het engagement van het topmanagement worden versterkt. De eisen van het mzs dienen in de business strategie van de organisatie ingebed te worden. Ze moeten mogelijk maken dat het mzs zijn beoogde resultat (en)bereikt. 
  • Beleid – Het engagement t.a.v. thema’s in milieubescherming wordt verruimd. Voorbeelden zijn het tegengaan van klimaatverandering, adaptatie en mitigatie. 
  • Risico – Een nieuwe invalshoek in het mzs. Er worden zowel de bedreigingen bedoeld als de kansen. 
  • Milieu Aspecten – Bij de beoordeling  van de milieu-aspecten wordt nu rekening gehouden met een levenscyclus perspectief. 
  • Milieudoelstellingen – Er moeten prestatie-indicatoren voor elk milieudoelstelling worden gedefinieerd.
  • Evaluatie van de naleving van wettelijke eisen – Het evaluatieproces  wordt versterkt met de invoering van een verplichting van de organisatie om uitspraak te  doen over zijn status van compliance.
Samengevat wordt de reikwijdte van het mzs verbreed, waardoor het meer naar buiten gericht is en met verdere focus op prestatieverbetering. Documenatie-eisen worden afgezwakt.
Samenhang van onderdelen van ISO 14001:2015

De samenhang in het management systeem wordt verzekerd via het bepalen van «de context van de organisatie». Hier kijkt men wat op de organisatie afkomt en heeft men er van meet af aan aandacht voor dat belanghebbenden worden betrokken. Uit de context kunnen milieuaspecten worden bepaald waarbij de significantiebepaling gebeurt met criteria die van binnen en buiten de organisatie komen.

Het nagaan van de «compliance verplichtingen» verzekeren dat aan de wettelijk en andere verplichtingen wordt voldaan. Met andere verplichtingen kunnen verwachtingen van belanghebbenden bedoeld worden. Over de status van wettelijke conformiteit moet de organisatie expliciet uitspraak doen.

«Risico’s en kansen» worden afgeleid van de analyse van de milieuaspecten en het nagaan van de «compliance verplichtingen. Risico’ s en kansen moeten ook los gezien worden van milieu-aspecten en wettelijk eisen, want ze kunnen ook een strategische component hebben, afkomstig van de context van de organisatie (bv. lokale situatie met veel  jongeren waar de organisatie gevestigd is).

«De verbeterdoelstellingen en acties» dienen om de niet beheerste belangrijke milieuaspecten onder controle te krijgen. De beheersmaatregelen komen uit de compliance verplichtingen maar ook uit de context van de organisatie. De context drijft ook de communicatie aan. Wat is belangrijk voor het topmanagement maar ook wat zijn de verwachtingen van de belanghebbenden. 

Gepubliceerd op 27-01-2015

  106