Hoe coronapandemie integreren in management of change volgens ISO 9001, ISO 14001 en 45001?

De coronapandemie heeft een belangrijke impact op de organisatie en op de taken van de preventieadviseur. Buiten de gezondheidsrisico’s eigen aan het virus met afstandsregels, hygiënische maatregelen of gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen, is er een nieuwe manier van werkpleklocatie en arbeidsorganisatie, i.c. home-working of wijzigingen in de gebruikte arbeidsmiddelen en technologieën, i.c. Teams of Skype. Dit zijn allemaal belangrijke wijzigingen, en laat nu ‘management of change’ een belangrijk element zijn in de managementsysteemnormen. Deze managementsysteemnormen, zoals ISO 45001 over veiligheid en gezondheid, voorziet dit in paragraaf 8.1.3. Wat is hier nu juist voorzien? Waar vinden we deze bepalingen over veranderingen in de andere managementsysteemnormen zoals ISO 9001 en/of ISO 14001 en vooral, hoe kunnen we dit best aanpakken? Een eerste aanzet.

Management of change in ISO 45001
De managementsysteemnorm ISO 45001 voorziet in paragraaf 8.1.3 ‘Management of change’ welke wijzigingen door de organisatie moeten worden voorzien: het gaat over wijzigingen in de producten en diensten waaronder werkplekken, organisatie, uitrusting of personeel. Ook wijzigingen in wet- en regelgeving, nieuwe kennis en nieuwe technologieën dienen planmatig te worden ingevoerd. Dit gebeurt in hoofdstuk 8 ‘Uitvoering’ en heeft dus betrekking op operationele aspecten.
Toegepast op de coronapandemie dient de organisatie de wijzigingen te beheersen op gebied van:
a) veranderingen in werkpleklocaties en -omgeving: er is immers een grote toename in thuiswerk;
b) veranderingen in de organisatie van het werk: ook door het thuiswerk wordt het werk anders georganiseerd;
c) de arbeidsomstandigheden thuis: ergonomische stoel, muis, rustige plaats om te werken, enz. Maar ook op de arbeidsplaats zijn er andere werkomstandigheden zoals de afstandsregels, hygiënemaatregelen of het gebruik van mondmaskers;
d) wijzigingen in de kennis over gevaren en V&G-risico’s: het is evident dat bijkomende gevaren en risico’s door de pandemie ontstaan;
e) wijzigingen in de wetgeving zoals bijvoorbeeld de afstandsregels.
Verschil tussen management of change in ISO 9001, ISO 14001 en ISO 45001
In ISO 9001 zijn er drie aparte paragrafen opgenomen die spreken over planning van wijzigingen, wijzigingen in ontwerp en ontwikkeling en beheer van wijzigingen in resp. par. 6.3, 8.3.6 en 8.5.6. De paragraaf 6.3 in het hoofdstuk planning kan aanzien worden als het strategische en tactische niveau: het toepassingsgebied van de wijziging, de gevolgen, de invloed op het kwaliteitsmanagementsysteem, het ter beschikking stellen van middelen en het toewijzen van taken en verantwoordelijkheden. Paragrafen 8.3.6 en 8.5.6 vallen onder het operationele niveau, resp. het wijzigen van het ontwerp en het wijzigingen van het product of dienst. Denk maar aan wijzigingen die de klant nog vraagt na bestelling.  ISO 9001 is logisch opgebouwd en maakt een onderscheid tussen strategisch/tactisch en operationeel niveau.
Dit is anders voor de twee andere normen ISO 14001 en ISO 45001. Bij beide normen wordt – onterecht zoals we hierna zullen bespreken – de ‘management of change’ of de wijzigingen enkel voorzien op operationeel niveau (hoofdstuk 8 – uitvoering). Voor ISO 14001 is er geen aparte paragraaf ‘wijzigingen’ voorzien, voor ISO 45001 is dit wel het geval.  De verschillen tussen de drie normen zijn er dus: voor 9001 en 45001 zijn er aparte paragrafen. Voor 9001 is er een strategisch/tactisch en operationeel niveau, terwijl dit er voor ISO 14001 en ISO 45001 niet is. ISO 45001 is gedetailleerd over welke veranderingen het managementsysteem moet voorzien.


ISO 9001:2015 
ISO 14001:2015 ISO 45001:2018
6.3 Planning van wijzigingen

Indien de organisatie vaststelt dat er behoefte is aan
wijzigingen in het kwaliteitsmanagementsysteem,
moeten de wijzigingen op geplande wijze
worden uitgevoerd (zie 4.4).
De organisatie moet nadenken over:
a) het doel van de wijzigingen en hun mogelijke gevolgen;
b) de eenheid en samenhang van het kwaliteitsmanagementsysteem;
c) de beschikbaarheid van middelen;
d) de toewijzing of hernieuwde toewijzing van
verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
8.3.6 Wijzigingen met betrekking tot
ontwerp en ontwikkeling 
  De organisatie moet wijzigingen identificeren,
beoordelen en beheersen die zijn aangebracht
tijdens of na het ontwerpen en ontwikkelen van producten en diensten, in de mate
die nodig is om te bewerkstelligen dat er geen nadelige gevolgen zijn voor het voldoen aan eisen.
De organisatie moet gedocumenteerde informatie bijhouden over:
a) wijzigingen met betrekking tot ontwerp en ontwikkeling;
b) de resultaten van beoordelingen;
c) de goedkeuring van de wijzigingen;
d) de maatregelen die zijn genomen om nadelige gevolgen te voorkomen.  
8.5.6 Beheersing van wijzigingen  
De organisatie moet wijzigingen voor productie
of het leveren van diensten beoordelen en
beheersen in de mate die nodig is om te
bewerkstelligen dat aan de eisen blijft worden voldaan.
De organisatie moet gedocumenteerde informatie
bijhouden over de resultaten van de beoordeling van wijzigingen, de perso(o)n(en) die toestemming
geeft/geven voor de wijziging en eventuele noodzakelijke
maatregelen die voortkomen uit de beoordeling.  
8.1 Operationele planning en uitvoering 

De organisatie moet geplande wijzigingen beheersen en de consequenties van onbedoelde wijzigingen
beoordelen, en zo nodig maatregelen treffen om nadelige effecten tegen te gaan.
 8.1.3 Management of change 

De organisatie moet (een) proces(sen) vaststellen voor het implementeren en beheersen van geplande
tijdelijke en blijvende wijzigingen die een invloed hebben op V&G-prestaties, waaronder:
a) nieuwe producten, diensten en processen of veranderingen aan bestaande producten, diensten en
processen, waaronder:
— werkpleklocaties en -omgeving;
— organisatie van het werk;
— arbeidsomstandigheden;
— uitrusting;
— personeel;
b) wijzigingen in wettelijke en andere eisen;
c) wijzigingen in kennis of informatie over gevaren en V&G-risico’s;
d) ontwikkelingen in kennis en technologie.
 

De drie niveaus die in ISO 9001 kunnen worden teruggevonden, kunnen worden verduidelijkt door het vierfasen- en drielagenmodel (Dillen, Veiligheidsmanagementsystemen volgens ISO 45001, 2018). Dit vierfasen- en drielagenmodel combineert de vier fasen van de PDCA-cirkel Plan, Do, Check en Act op de drie verschillende niveaus:

  • Strategisch;
  • Tactisch;
  • Operationeel.


Hoe management of change in de praktijk toepassen?

Over veranderen en veranderingsmanagement is al veel gepubliceerd. Over ‘management of change’ veel minder. Vooral in de chemie of in de luchtvaart is MOC ingeburgerd. Doch, de benadering die men kan terugvinden is eerder eenzijdig technisch. Daarom stel ik een meer integrale aanpak voor, gebaseerd op de drietand techniek, organisatie en mens.

De complexiteit en de gevolgen van de ‘management of change’ dient te worden geïdentificeerd, geanalyseerd en geëvalueerd. Deze invloed heeft of kan betrekking hebben op de drie verschillende niveaus: het strategische niveau, het tactische en het operationele niveau. Doordat de ‘management of change’ invloed heeft op deze drie niveaus is opnieuw een integrale aanpak nodig.

De drie niveaus uit de piramide zijn:

  • Niveau 1 of het strategische niveau: Het hoger management dient zich beleidsgerelateerde vragen te stellen in verband met de management of change: ‘Heeft de verandering invloed op het beleid?’;
  • Niveau 2 of het tactische niveau: ‘Wat is de invloed op de organisatie?’ en meer speciaal wat de interactie is tussen de verschillende processen. Ook de proces safety komt hier aan bod; 
  • Niveau 3 of het operationele niveau: Hier komen elementen zoals techniek of bestaffing, onderhoud of documentatie aan bod. Ook het beëindigen valt onder Niveau 3.

Een integrale aanpak van ‘management of change’ is nodig en bij deze integrale aanpak dient het beeld op de verandering eenduidig te worden vastgesteld. Gerbec (Gerbec, 2016) noemt dit een ‘Common Operational Picture’ COP of een overeenstemming of ‘Situational Awareness’ SA: wat zijn de kenmerken van de verandering, gedeeld door alle belanghebbenden? Om een COP te realiseren, wordt voorafgaandelijk informatie verzameld over de voorgestelde verandering. Daarna wordt de scope of het toepassingsgebied vastgelegd, tegelijkertijd met de analyse van de organisatorische, technische menselijke aspecten. Pas in een latere fase wordt het effect op de operationele processen, inspectie en onderhoud, technische documentatie, de delta tussen oude en nieuwe functies, enz. opgemaakt. 

Conclusie: management of change geïntegreerd aanpakken 

De managementsystemen over kwaliteit, veiligheid en milieu aanzien de planning van wijzigingen als een operationeel probleem. Voor de coronapandemie dienen de maatregelen te worden voorzien conform paragraaf 8.1.3. ISO 9001 over kwaliteit voegt hier het strategische en tactische niveau aan toe. Dit laatste is de juiste weg.
Veranderingen dienen over de drie niveaus te worden aangepakt in interactie van de drietand: techniek, organisatie en mens.
De aanpak uit het verleden om de nadruk te leggen op de technische en de operationele aspecten is daarom af te raden en kan vanuit het standpunt van beheersing niet worden aanvaard. In de praktijk wordt voorgesteld om elke MOC geïntegreerd aan te pakken met de drietand techniek, organisatie en mens en dit op de drie niveaus strategisch, tactisch en operationeel in plaats van te veel de nadruk te leggen op het operationele en technische.  Dit geldt speciaal wat betreft de coronapandemie. 

Link naar: Noodsituaties in ISO 45001 toegepast op coronavirus en ISO 45001: welke veranderingen integreren in Management of Change? op senTRAL
 


Auteur: Jan Dillen

Gepubliceerd op 08-04-2020

Jan Dillen
Auditor @ Vincotte / VCA-coördinator / Auteur senTRAL
  327