Milieu

ISO 14001: hoe kan je continu milieuprestaties verbeteren, ook als kantoororganisatie?

Naast het voldoen aan de eisen van de managementsysteemnorm ISO 14001 is er een belangrijke eis voor elk milieumanagementsysteem: continu verbeteren. Hoe kan de milieucoördinator bijdragen aan het continue verbeteren van het milieumanagementsysteem en het continu verbeteren van de milieuprestaties? Dat alles met als uiteindelijk doel de negatieve milieueffecten door de organisatie te verminderen.

Interne audit

Het uitvoeren van interne audits is voor elk milieumanagementsysteem een belangrijk middel om te verbeteren. Interne audits gaan kijken of de afspraken op gebied van milieu in de organisatie naar opleidingen, aankoopcriteria, beoordeling van leveranciers, enz. worden uitgevoerd zoals afgesproken. Indien afspraken niet worden nageleefd, spreekt men van een afwijking en kunnen maatregelen worden genomen om deze afwijking op te heffen. Interne audits hebben vooral te maken met organisatorische verbeteringen. Niet alleen de interne maar ook de externe audits in het kader van certificatie, bieden in het auditverslag punten waar de organisatie kan verbeteren op milieugebied.

Bij interne audits van een kantoororganisatie kan blijken dat de taken en verantwoordelijkheden niet duidelijk zijn toegekend, dat het milieubeleid niet voldoende wordt gecommuniceerd met de belanghebbende partijen, dat het milieuwetgevingsregister niet up-to-date is of dat de evaluatie van de werknemers en de leveranciers onvoldoende of geen rekening houdt met de motivatie tot verbeteren op milieugebied.

Compliancy

Via een oplijsting van alle milieuwetgeving die moet worden nageleefd door de organisatie, en een periodiek nazicht (compliancy check) of men hieraan voldoet, kan men afwijkingen op deze milieuwetgeving opsporen. 

Het periodiek nagaan of de organisatie voldoet aan de milieuwetgeving heeft als belangrijk doel om acties te nemen daar waar de organisatie niet in regel is met deze wetgeving. 
Indien het proces van opsporen van elementen waar de organisatie de milieuwetgeving niet naleeft, goed werkt geeft zij vele mogelijkheden tot verbeteren.

Dit geld ook voor een organisatie met weinig impact op het milieu, zoals een kantoororganisatie. Ook een kantoororganisatie dient een opsomming te maken van alle eisen uit de milieuwetgeving en de milieuvergunning dan wel milieumelding. Eisen naar scheiding van afval zoals batterijen, inktcartridges, verlichtingen, enz. maar ook contracten met erkende afvalophalers, vallen hieronder. Het onderhoud door een erkende firma voor airco’s of de aanwezigheid van het logboek dienen opgenomen te zijn in het wetgevingsregister en dienen periodiek te worden getoetst. Bij niet-conformiteit met de wetgeving kunnen verbetermaatregelen worden genomen om in overeenstemming te komen met de milieuwetgeving.

Risico’s en kansen en de milieuaspectenanalyse in het bijzonder

De nieuwe milieumanagementsysteemnorm ISO 14001:2015 voorziet in een contextanalyse en een analyse van de noden en verwachtingen van de belanghebbende partijen. Op basis van de contextanalyse en de analyse van de belanghebbenden, kunnen risico’s en kansen voor de organisatie worden opgespoord. Eénmaal deze risico’s en kansen gekend, kunnen maatregelen ter verbetering worden opgenomen in een actieplan. Voorbeelden van belangrijke aspecten uit de contextanalyse zijn: de nieuwe technologieën, nieuwe materialen, nieuwe productiemethoden, nieuwe diensten, strengere milieuwetgeving, nieuwe eisen naar energiemanagement, enz. Ze vormen zowel risico’s als kansen voor de organisatie. Een goede opvolging van de wijzigingen in de context en de noden en verwachtingen van de belanghebbenden, geeft aanleiding tot een beter milieubeleid en is dus verbeteren.

Naast deze risico’s en kansen op het niveau van de context, kunnen risico’s en kansen op operationeel niveau worden bepaald in de milieuaspectenanalyse.  Ook door het periodiek herevalueren van de milieuaspectenanalyse, kan de organisatie nieuwe significante milieuaspecten opsporen en hiervoor de nodige maatregelen nemen om te verbeteren.
Of het een grote chemische organisatie is met veel milieueffecten dan wel een kleien kantoororganisatie met beperkte milieueffecten, een contextanalyse en een milieuaspectenanalyse moet worden opgemaakt. De context maar ook de significante milieuaspecten zijn natuurlijk voor de kantoororganisatie verschillend met deze van een groot chemisch bedrijf. Voor een kantoororganisatie is het kantoor met de verwarming, de koeling in de zomer, het energieverbruik van de computers, het papierverbruik, het transport naar het werk, enz. relevanter dan voor het groot chemisch bedrijf waar het energieverbruik van de chemische installaties vele malen groter is dan het energieverbruik op kantoor.

Milieu-incidenten

Belangrijk in elk managementsysteem is het leren van incidenten en ongevallen.  Het melden en het onderzoek van afwijkingen en milieu-incidenten, zijn mogelijkheden tot verbeteren. Afwijkingen zijn niet enkel afwijkingen op de norm ISO 14001, maar ook klachten van omwonenden of het niet naleven van de eigen afspraken op milieugebied.  Ook de milieuklachten van belanghebbende partijen, zoals omwonenden, vallen onder milieu-incidenten. Deze milieuklachten dienen na registratie te worden onderzocht, de verbetermaatregelen moeten worden onderzocht, een of meer verbetermaatregelen moet worden uitgevoerd en na uitvoering dienen deze verbetermaatregelen te worden onderzocht op effectiviteit naar het voorkomen van gelijkaardige milieu-incidenten in de toekomst.  Verbeteren dus.
Ook voor een katoororganisatie kan men medewerkers motiveren tot het melden van milieu-incidenten. Een milieu-incident is bijvoorbeeld een container die onvoldoende is gescheiden, een klacht van een omwonende dat vrachtwagens van leveranciers blijven draaien of veel lawaai maken. 

Doelstellingen en indicatoren

Het opvolgen van doelstellingen en indicatoren is juist het verbeteren. Indien er een doelstelling is om 10% minder energie te verbruiken, 10% minder papier te gebruiken, het transport via de fiets aan te moedigen door in jaar 200x een fietsstalling te bouwen en te proberen om in 200x+1 1O % meer verplaatsingen te doen via de fiets, in 2000x+2 20% verplaatsingen met de fiets, in 2000x+3 30% van de verplaatsingen met te fiets, enz., zal men de negatieve gevolgen op het milieu verminderen, dus verbeteren.

Keten: leveranciers en klanten 

Organisaties kunnen veel leren van de leveranciers, contractoren en/of klanten. In gesprek gaan met de leveranciers, zowel leveranciers als de contractoren, kan aanleiding geven tot vele verbeteringen op milieugebied. Dit kan gaan over het gebruik van zuinige motoren van transporteurs of het gebruik van milieuvriendelijke schoonmaakproducten voor de schoonmaakfirma’s.

Een kleine kantoororganisatie kan te rade gaan bij de leveranciers van computers en servers of de leasingmaatschappij van de bedrijfsvoertuigen, naar mogelijkheden om de negatieve milieu-effecten te verminderen. Ook kan worden deelgenomen aan milieu-initiatieven van VOKA of van de sectororganisatie. 

Aankoop

Uitbestede processen, aankoop en contractoren hebben een grote invloed op de negatieve effecten op het milieu. Daarom zal men bij aankoop rekening houden met milieucriteria.  Zowel in de norm als in de bijlage van ISO 14001 is er sprake van de levenscyclus of de keten bij aankoop. De levenscyclus of de keten wordt expliciet vermeld om in een zo vroeg mogelijk stadium milieuaspecten van de gebouwen, de middelen zoals computers of auto’s of de uitrusting zoals servers, te bekijken. Ook wordt in de levenscyclus milieu geïntegreerd bij het ontwerpen van processen of het vervangen van installaties. In de conceptuele ontwerpfase van nieuwe werkplekken, producten of in de veranderingen in de organisatie zal met milieu worden rekening gehouden. Dit wordt doorgezet tijdens het uitwerken en in bedrijf nemen van het ontwerp, en tijdens de volledige levenscyclus.
Voor een kantooromgeving kan bij aankoop worden gedacht aan de aankoop van groene energie, het aankopen van energiezuinige wagens, het aankopen van energiezuinige computers, het beperken van het waterverbruik en het verminderen van het servergebruik. Zo ging een organisatie van meer dan 10 servers naar één fysieke server en een tweede in de cloud. Ook aankopen van bio-koffie of milieu-eisen bij het groenonderhoud en het niet-gebruiken van pesticiden, werd overeengekomen in de aankoopbeslissing. Bij het herinrichten van de kantoren werd rekening gehouden met milieuvriendelijke tapijt.

Productie en levering van diensten

Een betere procesbeheersing geeft in vele gevallen mogelijkheden tot het verminderen van de negatieve milieueffecten en dus verbeteren op milieugebied: minder verspilling van grondstoffen, minder verbruik van energie of water, minder intern transport, zijn allemaal direct gerelateerd aan het verminderen van de negatieve milieueffecten.  Ook in het ontwerpen en bij het ontwikkelen van nieuwe producten kan rekening worden gehouden met de levenscylusanalyse en het beperken van de negatieve milieuaspecten op gebied van energieverbruik tijdens productie maar ook tijdens het gebruik, de ontmanteling (end-of-waste), de verpakking, het transport, enz.
Voor een kantooromgeving kan men kijken naar het beperken van het papierverbruik, het scheiden van afval, elektriciteit, enz. Dit alles kan, zoals hiervoor weergegeven, worden gemonitord en gemeten met juist gekozen indicatoren.

Rondgangen en werkplekinspecties

Bij het uitvoeren van de werkplekinspecties kunnen dikwijls zaken worden vastgesteld die mogelijkheden geven tot verbeteren op milieugebied. Het uitvoeren van deze werkplekinspecties kan gebeuren aan de hand van een checklist met de belangrijkste milieuaspecten voor de betrokken werkplek. Zo zal de werkplekinspectie van een productie-installatie anders worden geïnspecteerd als een kantooromgeving. Andere elementen komen aan bod in de checklistformulieren van de werkplekinspectie. Deze checklist van te bekijken punten garandeert dat de belangrijkste milieuaspecten van de werkplek aan bod komen en geen milieuaspecten worden vergeten.
Zo werd bij de werkplekinspectie van de kantoororganisatie een afwijking vastgesteld naar scheiding van afval. Op basis van deze afwijking konden verbetermaatregelen worden genomen.

Innovatie

Innovatieve producten en diensten zijn in vele gevallen ook minder milieubelastend zodat innoveren dikwijls gelijk staat met het verbeteren op milieugebied. Bij innovatie kan een onderscheid worden gemaakt tussen verbeteren en vernieuwen. Verbeteren heeft te maken met het aanbrengen van kleine, incrementele verbeteringen. Betere afstelling van machines, geeft minder energie- of grondstoffenverbruik. Bij vernieuwen of radicale innovaties zal men volledig nieuwe producten of diensten aanbieden, met volledig nieuwe machines, grondstoffen en productiemethoden. 
Voor een kantoororganisatie zijn radicale innovaties dikwijls gecombineerd met informatica-tools. Nieuwe technologieën geven nieuwe producten en diensten. Verbetering kan zijn het dubbelzijdig afprinten of volledige digitaal archiveren.  

Benchmarking op gebied van milieu

Benchmarking is opgenomen in de normen ISO 9001 over kwaliteit en ISO 45001 en veiligheid, maar niet in de norm ISO 14001 over milieu. Benchmarking is een manier voor organisaties om op een planmatige en gestructureerde wijze van andere organisaties te leren, hier op milieuaspecten. In de kwaliteitskunde is benchmarking een bekend begrip, in de milieukunde is dit minder bekend. Ook voor milieucoördinatoren is benchmarking minder bekend. 
Een kantoororganisatie kan kijken hoe gelijkaardige bedrijven de milieubelasting trachten te verminderen. Dit kan door netwerking, sectoroverleg of bezoek ter plaatse. De bedrijven waar men zich mee gaat vergelijken kunnen organisaties zijn uit dezelfde sector, maar ook uit volledig verschillende sectoren.

Conclusie

Er zijn vele manieren om te verbeteren op milieugebied: van interne audits, naar rondgangen, van indicatoren over aankoop tot benchmarking. Het is dikwijls niet de keuze dus het ene of het andere. De combinatie van de verschillende verbetermogelijkheden geeft het beste resultaat.
 

Gepubliceerd op 18-01-2018

Jan Dillen
Auditor @ Vincotte / VCA-coördinator
  411