Milieu

Milieucoördinatoren ervaren onvoldoende betrokkenheid directie bij transitie naar ISO 14001:2015

Hieronder volgt een opsomming van problemen die milieucoördinatoren ondervinden bij de toepassing van de nieuwe norm ISO 14001:2015. Dit is het resultaat van een kleine bevraging bij 30 milieucoördinatoren uit verschillende sectoren. In een vorig artikel lijstte ik de belangrijkste knelpunten op die konden worden vastgesteld tijdens de externe audit van de nieuwe milieumanagementsysteemnorm ISO 14001:2015 (‘Waar loop het vaak fout bij transitie naar ISO 14001:2015?  10 grootste knelpunten bij certificatie!). Het is interessant om na te gaan of de probleempunten bij certificatie overeenkomen met wat de milieucoördinatoren hiervan denken.  

Problemen bij transitie naar ISO 14001:2015

 
Problemen uit bevraging Problemen uit externe audits
1. Betrokkenheid management bij het transitieproces naar de nieuwe norm ISO 14001:2015. 1. De contextanalyse is te beperkt uitgevoerd via de PEST-methode en de koppeling met milieu is onvoldoende.
2. Levenscyclusbenadering (‘hoe opnemen in de milieuaspectenanalyse’, ‘hoe ver moeten we hierin gaan’, ‘hoe uitwerken’, …). 2. De noden en verwachtingen van de belanghebbenden zijn veelal zeer algemeen.  De noden en verwachtingen van een veelheid van klanten of leveranciers kunnen verschillen in significatie. Dit moet dan ook tot uiting komen in de analyse van de belanghebbenden.
 
3. Onvoldoende kennis over de norm (‘nieuwe denkwijze’, ‘opleiden’, ‘opleiden nieuwe auditoren’, …). 3. De communicatie met de belanghebbenden op gebied van milieu is onvoldoende uitgewerkt. Er is geen communicatie met de belanghebbenden over de milieuprestaties.
4. Risico’s en opportuniteiten: hoe ver moet men hierin gaan, moeilijkheden bij definiëren van de opportuniteiten (de milieucoördinatoren zijn meer vertrouwd met risico’s maar minder met opportuniteiten). 4. Er is niet of onvoldoende voorzien in het milieumanagementsysteem wie, wanneer de scope (her)evalueert.
5. Ontbreken van de procesbenadering. 5. Er wordt enkel gekeken naar risico’s en opportuniteiten worden vergeten, waarbij de risicobenadering de preventieve maatregelen opheft. Er is onvoldoende een onderscheid tussen de risico’s eigen aan de context, de risico’s op procesniveau en de risico’s op operationeel niveau via de milieuaspectenanalyse.
6. Bepalen noden en verwachtingen van de belanghebbenden. 6. De levenscyclusbenadering is ontbrekend of beperkt zich in de milieuaspectenanalyse. Er is geen levenscyclusbenadering bij ontwerp en ontwikkeling, aankoop, verpakking, transport, end-of-life.
7. Bepalen internen en externe issues, contextanalyse.  7. Competentiemanagement is onvoldoende aanwezig. De competenties van de werknemers onder gezag, contractoren en aannemers zijn niet voorzien in het milieumanagementsysteem. Dit is meer dan opleiding en vorming.
8. Implementatie in de organisatie (‘doorstroming naar beneden’, ‘iedereen meekrijgen’, …). 8. De processen zijn onvoldoende gedefinieerd.  De interne audits zijn te veel inspecties van afdelingen en niet van processen. De interne auditoren hebben onvoldoende kennis van de nieuwe norm.  Er zijn geen of onvoldoende interne audits uitgevoerd volgens de nieuwe norm.
9. Interne en externe communicatie (‘hoe communiceren naar de stakeholders’, …). 9. Niet alleen punten in de directiebeoordeling komen aan bod.  Dit geldt speciaal voor de evaluatie van de acties naar aanleiding van risico’s en opportuniteiten of de wijzigingen in noden en verwachtingen van de belanghebbenden.
10. Onvoldoende tijd voor de transitie.  10. Wie, wat, waar, wanneer communiceert en dit zowel intern als extern is onvoldoende voorzien in het milieumanagementsysteem.
 

Wat kunnen we hieruit leren?


Bepaalde elementen zoals contextanalyse en risicoanalyse worden dikwijls als een gelijkaardig probleem aanzien.  

Elementen zoals competentiemanagement van bijvoorbeeld medewerkers onder gezag, het bepalen van de scope, de communicatie van de prestaties van het milieumanagementsysteem of de volledigheid van de directiebeoordeling worden niet of weinig benoemd door de milieucoördinatoren, maar komen wel naar voor als probleempunten bij de externe audits. 

Het belangrijkste probleem voor de milieucoördinatoren bij de invoering van de nieuwe norm ISO 14001:2015 is de betrokkenheid van het management bij de transitie en dit komt minder naar voor bij externe audits. 

Ook de levenscyclusbenadering komt voor de milieucoördinatoren dikwijls aan bod als problematisch, waarbij regelmatig als terugkomend probleem wordt ervaren: hoe ver moeten we hierin gaan, wanneer zal de externe auditor hiermee tevreden zijn, hoe moeten we dit opnemen in de milieuaspectenanalyse? Dit merk ik ook op tijdens de externe audits. 

Een ander belangrijk probleem is de kennis over de nieuwe norm en het ontbreken van de procesbenadering. 

Nieuwe systeemelementen als contextanalyse of stakeholdersanalyse komen uit de bevraging aan de milieucoördinatoren - en dit is verrassend - niet naar voren als belangrijkste problemen bij de transitie van de oude normversie naar de nieuwe normversie. De implementatie en de communicatie moet ook wat aandacht krijgen, evenals voldoende tijd krijgen voor de transitie.

Conclusie is toch dat de directie sterker betrokken moet zijn bij het transitieproces.  Mogelijks voelen sommige milieucoördinatoren zich wat aan hun lot overgelaten bij de transitie naar de  nieuwe normversie ISO 14001:2015. 
De levenscyclusbenadering (LCB) en de risicobenadering (RB) zijn nieuw voor de milieucoördinatoren en ze weten niet goed hoe ze dit kunnen aanpakken in hun organisatie.  Ook kennisdeling is een belangrijk gegeven: milieucoördinatoren willen meer kennisdeling, ook over de nieuwe norm ISO 14001:2015.  Sectororganisatie, opleidingsinstellingen en verenigingen van milieucoördinatoren kunnen hierop inspelen.
 

Gepubliceerd op 10-05-2017

Jan Dillen
Auditor @ Vincotte / VCA-coördinator
  46