1 jaar ISO 45001: Wat zijn meest vastgestelde problemen bij implementatie?

Op 12 maart 2018 publiceerde de International Organization for Standardization ISO de ISO-norm 45001:2018 over veiligheids- en gezondheidsmanagementsystemen. Deze norm geeft een kader om veiligheids- en gezondheidsrisico’s op het werk te beheren en tevens opportuniteiten aan te pakken.  Wat zijn nu, 1 jaar na de publicatie van de norm, de problemen waar organisaties mee worstelen?   

Bij de invoering van ISO 45001 dient de organisatie waakzaam te zijn voor enkele valkuilen.  Hierbij blijkt een verschil te zijn tussen bedrijven die ISO 45001 voor de eerste maal toepassen, de initiële certificatie, en organisaties die voorheen reeds beschikten over een V&G-managementsysteem volgens OHSAS 18001 dan wel ISO 14001/ISO 9001.   Daarom werd een onderscheid gemaakt tussen bedrijven die ISO 45001 toepassen maar reeds OHSAS 18001 of ISO 9001/ISO 14001 waren gecertificeerd en bedrijven die een eerste certificatie ondergingen.

 

10 meest voorkomende problemen bij de transitie van de norm OHSAS18001  naar ISO 45001:2018  Bedrijven met OHSAS 18001 en/of ISO9001/14 Initiële certificatie
1.  De consultatie en participatie van de medewerkers is dikwijls onvoldoende uitgewerkt in het V&G-managementsysteem.  In vele gevallen is er geen of onvoldoende participatie en consultatie op alle onderstaande elementen:
Raadpleging over:
  •  Belanghebbenden
  •  V&G-beleid
  •  Rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
  •  Wettelijke eisen
  •  Doelstellingen
  •  Uitbesteding, inkoop en aannemers
  •  Auditprogramma

Participatie:
  •  Risicoanalyse
  •  Competentie, training en evaluatie training
  •  Communicatie
  •  Incidenten en ongevallen
 x  x
 2.  Management of change is onvoldoende voorzien in het V&G-managementsysteem.  De in de norm ISO 45001 noodzakelijke elementen zoals nieuwe producten, diensten en processen: werkplek, organisatie, omstandigheden, uitrustig, personeel, veranderingen van wettelijke eisen, veranderingen in kennis en technologie of kennis of informatie over gevaren en V&G-risico’s, komen niet of onvoldoende aan bod in het V&G-MS: er kan noch intern noch extern geauditeerd worden hoe de organisatie omgaat met veranderingen.   x  x
 3.  De contextanalyse is te beperkt uitgevoerd via de PEST-methode en de koppeling met veiligheid en gezondheid is onvoldoende (dit komt ook overeen met punt 2 management of change.
De noden en verwachtingen van de belanghebbenden, zijn veelal zeer algemeen.  Bijvoorbeeld zijn de noden en verwachtingen van alle klanten of alle leveranciers, op V&G-gebied niet altijd relevant.  De noden en verwachtingen van een veelheid van klanten of leveranciers, kunnen verschillen in significatie.  Dit dient dan ook tot uiting te komen in de analyse van de belanghebbenden.
Er is niet of onvoldoende voorzien in het V&G-managementsysteem wie, wanneer de scope (her)evalueert  
   x
 4.  De interne audits zijn niet of onvoldoende uitgevoerd volgens de nieuwe norm ISO 45001.  Hierdoor wordt onvoldoende aangetoond dat intern werd nagegaan dat het V&G-managementsysteem werkt zoals er kan van verwacht worden.  x  
 5.  De communicatie met de belanghebbenden op gebied van veiligheid en gezondheid, is onvoldoende uitgewerkt.  Er is geen communicatie met de belanghebbenden over de V&G-prestaties.
Wie, wat, waar, wanneer communiceert en dit zowel in- als extern, is onvoldoende voorzien in het V&G-managementsysteem.  De bestaande communicatiekanalen zijn onvoldoende in kaart gebracht (website, intranet, daily-stand of kwaliteitskring, toolboxmeetings, kwaliteitsvergadering, nieuwbrief, safety flash, safety day, …).  Lessons learned na een incident worden gecommuniceerd maar dit is niet duidelijk opgenomen in het managementsysteem (wie, wat, waar en wanneer).   Ook de communicatie met de geïdentificeerde belanghebbenden, bijvoorbeeld contractoren na ongeval, en de vraag aan deze contractoren om feedback, is onduidelijk.  Problemen in communicatie bij anderstaligen is niet onderkend, speciaal bij contractoren.  De communicatie van het V&G-beleid, de missie en visie (waar de organisatie voor staat op gebied van V&G), de life safing rules (LSR), de melding van (bijna)ongevallen, de noodvoorzieningen, etc. dienen te worden gecommuniceerd en dit dient te worden voorzien in het V&G-managementsysteem.  Bepaal in participatie met de medewerkers de communicatie, speciaal het V&G-beleid gebaseerd op de eigen bedrijfswaarden. 
 x  x
 6.  Er wordt enkel gekeken naar risico’s, opportuniteiten worden vergeten. 
Het is voor de preventieadviseurs dikwijls onduidelijk dat de risicobenadering de preventieve maatregelen opheft.  De preventieadviseurs hebben onvoldoende inzicht in de verschillen tussen de risico’s eigen aan de context, de risico’s op procesniveau en de risico’s op operationeel niveau.
Er wordt te veel uitgegaan van risico’s met enkel negatieve gevolgen (zuivere risico’s) zoals arbeidsongevallen en brand. Er wordt onvoldoende uitgegaan van opportuniteiten en kansen (speculatieve risico’s). 
 x  x
 7.  De ketenbenadering is ontbrekend of te beperkt. Veiligheid en gezondheid hangt af van de volledige keten. Denk maar aan gevaarlijke stoffen die de organisatie binnenkomen, het leren van de specifieke deskundigheid van de leveranciers van PBM’s, de specifieke deskundigheid op veilige uitvoering van gespecialiseerde contractoren, veiligheidsdossiers die moeten overgemaakt worden aan de kopers, enz.  Veiligheid en gezondheid wordt niet enkel gemaakt in de organisatie, maar ook buiten de organisatie.  x  x
 8.  Competentiemanagement is onvoldoende aanwezig.  De competenties van de werknemers onder gezag, contractoren en aannemers zijn niet voorzien in het V&G-managementsysteem.  x  x
 9.  De processen zijn onvoldoende gedefinieerd. De interne audits zijn teveel inspecties van afdelingen en niet van processen. De interne auditoren hebben onvoldoende kennis van de nieuwe norm.  Er zijn geen of onvoldoende interne audits uitgevoerd volgens de nieuwe norm.     x
 10.  Niet alle punten in de directiebeoordeling komen aan bod. Dit geldt speciaal voor de evaluatie van de acties naar aanleiding van risico’s en opportuniteiten of de wijzigingen in noden en verwachtingen van de belanghebbenden.  x  x

 Jan Dillen

Gepubliceerd op 07-02-2019

  247