11 praktische tips voor physical distancing op de werkvloer


 De ‘anderhalvemetereconomie’ is een feit. Zowel thuis als op het werk raakt physical distancing goed ingeburgerd, met een afstand van anderhalve meter als richtlijn. Toch is de naleving van deze spelregel niet altijd eenvoudig. We lijsten enkele praktische ideeën op die u kunnen inspireren voor de inrichting van ‘het nieuwe kantoor’, met voldoende aandacht voor esthetiek, ergonomie, werksfeer en productiviteit.
 

De Belgische ergonomiesite heeft een reeks mogelijkheden verzameld die helpen om overal op de werkvloer 1,5 meter afstand tussen mensen te faciliteren. Daarnaast zijn er ook steeds meer tools en apps die hierbij kunnen helpen.

 
1. Voer eenrichtingsverkeer in

Door het aanbrengen van pijlen op de werkvloer bepaalt u de staprichting van werknemers. Op die manier kruisen ze elkaar niet, waardoor de kans op virusoverdracht aanzienlijk verkleint. Indien praktisch haalbaar kunt u ook de looproutes verbreden. En deze maatregel is ook toepasbaar op trappen, waarbij de ene trappenhal gebruikt wordt om te stijgen en de andere om te dalen. Is dit niet mogelijk? Dan kunt u afspreken dat voorrang geldt voor een medewerker die stijgt. De medewerker die daalt, wacht dan op het tussenplatform om de collega te laten passeren.

2. Stimuleer trapgebruik

Afstand houden in de lift is niet eenvoudig en meestal niet haalbaar (want beperkt tot maximum 1 persoon per lift). Stimuleer daarom het gebruik van trappen (via begeleidende en uitnodigende wegwijzers), met de eenrichtingsregel als extra preventiemaatregel. Bijkomend voordeel is dat medewerkers meer gaan bewegen, wat de fysieke en mentale gezondheid alleen maar ten goede komt.

3. Breng wachtstrepen aan

Op bepaalde plaatsen op de werkvloer (koffiecorner, onthaaldesk, bedrijfsrestaurant,…) kan het soms vrij druk zijn. Via tape, lint of andere markeringen hou je collega’s bij de les om steeds voldoende afstand te houden bij contacten met klanten, leveranciers of andere collega’s. Met name bij in- en uitgangen, waar al snel kleine groepen kunnen ontstaan, is het nuttig om te bekijken of dit mogelijk is.

4. Verlaag de capaciteit in vergaderzalen

Ondanks de doorbraak van thuiswerk verkiezen heel wat werknemers om naar het werk te komen, zeker als ze regelmatig met andere collega’s moeten overleggen. Uiteraard blijft ook het informele contact (bijvoorbeeld tijdens pauzes) een reden om naar kantoor te komen. Fysiek samen vergaderen kan ook op anderhalve meter afstand, door bijvoorbeeld vergaderstoelen weg te halen in een geschrankte opstelling. Zo zal een vergadering voor zes personen slechts door drie personen gebruikt kunnen worden. Combineer dit vervolgens met videoconferencing, waardoor afwezige collega’s online kunnen aansluiten.

Zijn er onvoldoende vergaderzalen beschikbaar? Door het toegenomen thuiswerk komt er wellicht extra kantoorruimte vrij, waardoor u extra vergaderzalen kunt voorzien. En bij mooi weer is buiten vergaderen (zittend of wandelend) een volwaardig alternatief dat zelfs aangeraden wordt door virologen en bedrijfsartsen.

5. Voorzie voldoende werkruimte per persoon

Meer thuiswerk – en dus extra beschikbare kantoorruimte – zorgt ervoor dat de vuistregel van 7 m² per medewerker haalbaar moet zijn. Vermijd werkplekken recht tegenover elkaar. Gebruik doorzichtige tussenwanden om dieptezicht toe te laten. Het compartimenteren van de werkplek is zeker een aanrader. Deze aanpak biedt als extra pluspunt dat het luidruchtige landschapskantoor afgeschaft wordt, en dus niet langer een bron is van stress en lage productiviteit.

6. Maak van telewerk (h)echt teamwork

Als u de richtlijn van 7 m² per werknemer wilt toepassen, dan is het belangrijk om intern goed af te stemmen wie wanneer thuiswerkt en wie naar kantoor komt. Een goede spreiding van thuis- en kantoorwerk vermijdt dus ‘overbevolking’ op de werkvloer. Let wel: u kunt als werkgever uw medewerkers niet verplichten om te telewerken.

7. Spreek met afdelingen of teams ‘kantoorgebruik’ af

Een maximaal aantal personen in een kantoorruimte kan in de praktijk toegepast worden via een alternerend aanwezigheidssysteem per team. Zo kunt u bijvoorbeeld een regeling uitwerken waarbij een bepaalde afdeling op dinsdag en donderdag naar kantoor mag komen en op maandag, woensdag en vrijdag thuis moet werken (en vice versa voor een ander team). Via een aanmeldsysteem of WhatsApp-groep kunt u deze werkwijze verder verfijnen.

8. Promoot glijdende werkuren

Net zoals piekuren in het verkeer voor files zorgen, zijn vaste start- en einduren niet ideaal voor een optimale spreiding van werknemers binnen de kantoorgebouwen. Met de toepassing van glijdende werkuren kunt u de toestroom van personeel beter spreiden, waardoor physical distancing weer gemakkelijker te realiseren is. Bovendien bieden glijdende werkuren werknemers ook de mogelijkheid om werk en privé beter op elkaar af te stemmen. Dit levert dus dubbele winst op.

9. Stel werkplekken buiten gebruik

De toepassing van physical distancing op kantoor heeft pas zin als de praktische spelregels en protocollen per sector nauwgezet opgevolgd worden. Kan in een bepaalde werkruimte geen anderhalve meter gerespecteerd worden? Dan verdient het aanbeveling om die werkplek buiten gebruik te stellen, inclusief looproutes en bijhorende faciliteiten (zoals koffieautomaat, printer of lift).

10. Huur extra kantoorruimte

Indien het voor uw bedrijf of organisatie budgettair haalbaar is, kunt u extra kantoorruimte huren voor een optimale spreiding van uw werknemers. De huur van co-working-ruimten is dus zeker het overwegen waard omdat op die manier ook werknemers, die thuis niet over de nodige werkruimte beschikken, in ergonomisch goede omstandigheden kunnen telewerken. Tegelijk kunnen ze woon-werk-kilometers uitsparen als het co-workingkantoor dichter bij hun woning gelegen is.

11. Maak gebruik van digitale apps of tools

Momenteel zijn er op de markt al enkele interessante physical distancing-tools beschikbaar waardoor werknemers op een gebruiksvriendelijke manier voldoende afstand van elkaar kunnen houden. Door vooraf een perimeter in te stellen, detecteren deze tools tijdig of twee personen onvoldoende afstand houden. De meeste van deze tools respecteren de privacywetgeving, omdat de zorg om veiligheid niet in conflict mag komen met de registratie van persoonlijke gegevens.

Enkele voorbeelden van tools die momenteel beschikbaar zijn: SafeDistance, Maggy, AuraAware, TraceTag, Beeply, Tsingoal

(illustratie: Tsingoal)
 

Auteur: Geert Van Cauwenberge

Gepubliceerd op 26-06-2020

  394