Corona: Hoe organisaties toekomstige pandemie kunnen beheersen met bedrijfscontinuïteitsplan

Corona is niet het eerste virus dat op vele fronten schade kan aanrichten, en het zal ook net het laatste zijn. Vele virussen waren reeds in omloop zoals griep, SARS, vogelgriep, enz. Andere virussen zullen in de toekomst volgen. Daarom dienen organisaties goed voorbereid te zijn op de uitbraak van een pandemie. Een belangrijke maatregel om goed voorbereid te zijn is de opmaak van een bedrijfscontinuïteitsplan. Zo kan de organisatie dit bedrijfscontinuïteitsplan in werking laten treden (indien beschikbaar) dan wel er alsnog één op te maken.  

Evalueer coronamaatregelen

Ga na of uw organisatie voor de beheersing van een epidemie zoals corona voldoende maatregelen heeft genomen. Het is de taak van de werkgever om ervoor te zorgen dat de gezondheid van de werknemers niet in het gedrang komt. 

Controleer ook of de preventiehiërarchie is nageleefd. Een organisatie moet volgende preventiemaatregelen nemen in overleg met de arbeidsgeneesheer en indien beschikbaar:

  • bronbestrijding door middel van vaccinatie (wanneer er binnen enkele maanden een coronavaccin zal zijn ontwikkeld);
  • organisatorische en hygiënische maatregelen;
  • antivirale middelen (op dit moment al beschikbaar voor griep en voor binnen enkele maanden zullen antivirale middelen voor corona ter beschikking zijn).


Foto: Pexels

Hoe komen tot bedrijfscontinuïteitsplan?

Een bedrijfscontinuïteitsplan (BCP) is een set van maatregelen die worden toegepast in geval van een calamiteit (oorlog, terrorisme, natuurramp, stroomstoring of pandemie) om de bedrijfscontinuïteit zeker te stellen door de schade aan personen en installaties te beperken. Een BCP kan ook aangeven wanneer en hoe een organisatie moet worden stilgelegd. Kern van het BCP bij een pandemie is het streven naar handhaving van essentiële processen bij grote uitval van personeel. Een BCP kan een onderdeel vormen van een veel breder risicomanagementbeleid. Zo kunnen bankinstellingen naast een BCP gericht op het beperken van de impact van een pandemie ook allerlei financiële instrumenten achter de hand hebben om de risico’s van hun beleggingsportefeuille te beperken.
De overheid stimuleert bedrijven, vooral de bedrijven die deel uitmaken van de vitale infrastructuur, zoals zorginstellingen, vervoersbedrijven en nutsbedrijven tot het opstellen van een BCP voor een pandemie. Bij bedrijfsrisicomanagement (in het bijzonder bij een BCP) zijn bedrijfseconomische belangen steeds de drijvende krachten. Het management geeft in een BCP aan binnen welke afdelingen een deel van de werknemers absoluut ter plekke inzetbaar moet blijven. Het gaat hier om een goed gedefinieerde groep van kritische functies, bijvoorbeeld operatoren van een hoogoven of een chemische installatie. Meestal gaat het om een klein aantal personeelsleden. De bedrijfsarts kan adviseren tot de toediening van antivirale middelen en over vaccinatie, indien beschikbaar (op dit moment nog niet het geval voor corona).

De samenstelling van een crisisteam zal in dit bedrijfscontinuïteitsplan worden bepaald (wie zal hieraan deelnemen, telefoonnummers, enz.)

Inventariseer de essentiële en onmisbare werknemers beschrijf dit duidelijk. Indien beschikbaar zal aan deze onmisbare werknemers antivirale middelen worden toegediend. Ook zal in het bedrijfscontinuïteitsplan beschreven worden wie wanneer moet worden voorgelicht. Voorlichtingsmateriaal kan al voorbereid worden. 
 Inventariseer de activiteiten die essentieel zijn voor de levering van de producten aan uw klanten en voor het blijven functioneren van uw organisatie tijdens een grieppandemie. Maak onderscheid naar:
  • a) activiteiten die niet mogen worden onderbroken;
  • b) activiteiten die 2 weken mogen worden onderbroken;
  • c) activiteiten die gedurende 9 tot 12 weken (bv. de duur van een griepgolf) mogen worden onderbroken.
 Breng in kaart wat het bedrijf nodig heeft voor: a) activiteiten die niet onderbroken mogen worden, b) activiteiten die twee weken onderbroken mogen worden en c) activiteiten die gedurende 9 tot 12 weken onderbroken mogen worden (zie format 1):

• Welke mensen dragen zorg voor deze activiteiten?

  • Welke kennis en informatie zijn noodzakelijk voor deze activiteiten?
  • Welke systemen en systeemtechnologie zijn noodzakelijk voor deze activiteiten?
  • Welke ondersteunende diensten (bv. HRM of ICT) in uw bedrijf hebt u hiervoor nodig?
  • Welke overige (productie)middelen in uw bedrijf heeft u hiervoor nodig (intern)?
  • Welke middelen van leveranciers hebt u hiervoor nodig (extern)?

Inventariseer of u bij een personeelsuitval van 10%, 30% en 50% tijdens een grieppandemie de benodigde activiteiten, producten en diensten kunt blijven leveren. Inventariseer de knelpunten die hierbij optreden. Check bij uw leveranciers of zij de producten en diensten die u nodig hebt, kunnen blijven leveren tijdens een pandemie.
Hou rekening met producten en diensten die u van leveranciers uit het buitenland krijgt. Inventariseer de mogelijke gevolgen van maatregelen in het buitenland en de invloed op de supply chain, speciaal voor de kritische leveranciers.

 Link naar Corona: bedrijfscontinuïteitsmanagement verzekeren met NBN EN ISO 22301 en NBN EN ISO 22313 (senTRAL)


Auteur: Jan Dillen

Gepubliceerd op 05-04-2020

  80