Het Coronavirus en certificatieaudits: wat te doen?

Zijn er regels over wat te doen met certificatieaudits bij onvoorzienbare omstandigheden, zoals nu bij het corona-virus? Zeker en vast. Vele organisaties zijn in de onmogelijkheid om de certificatieaudit te laten doorgaan. Enerzijds zijn externe audits in ziekenhuizen, rusthuizen, e.d. onmogelijk of zelfs verboden. Dit kan ook gaan over audits van voedselveiligheid, (zorg)kwaliteit, veiligheid of milieu. Het coronavirus kan aanzien worden als een onvoorzienbare omstandigheid en hierover bestaan bepalingen door het International Accreditation Forum IAF, namelijk het Informative Document ID3. 

Een ‘extraordinary event of circumstance’ of onvoorzienbare en ernstige omstandigheden zijn volgens het document FID3 stakingen, oproer, politieke of geopolitieke omstandigheden, terrorisme maar ook is er expliciet sprake van een pandemie. Gezien de uitbraak van het Corona-virus door Wereldgezondheidsorganisatie WHO als een pandemie is gecatalogiseerd, is hier duidelijk sprake van een ‘extraordinary event of circumstance’. 

Het corona-virus kan dus in belangrijke mate sommige geplande certificatieaudits in gevaar brengen. De certificatie-instelling zal met de geauditeerde organisatie duidelijke afspraken moeten maken over de verificatie van de effectiviteit en de blijvende werking van het managementsysteem. Wanneer er voor de certificatie-instelling weinig aanleiding is om te geloven dat het managementsysteem niet meer zou werken, kan bij de onvoorziene omstandigheid van het coronavirus gekozen worden om acties te nemen zoals het verminderen van de duur van de beoordeling van de goede werking van het managementsysteem, het opvragen van bijkomende informatie (de directiebeoordeling, de correctieve actielijst, de interne audits, inspectierapporten, enz.), enz. Als echter geen contact meer kan worden opgenomen met de gecertificeerde organisatie, zal het certificaat moeten worden opgeschort op zelfs ingetrokken. 

Bij de verminderde audittijd van verificatie zal met volgende elementen naar timing worden rekening gehouden: 

  • eerste toezichtsaudit: normaal zal de eerste toezichtsaudit binnen de 12 maanden na de laatste Stage 2 worden uitgevoerd. Wanneer er voldoende vertrouwen is dat het managementsysteem werkt zoals voorzien, kan de toezichtaudit met 6 maanden worden uitgesteld tot 18 maanden. Indien dit niet mogelijk is zal het certificaat worden opgeschort;
  • bij de andere toezichtsaudits: wanneer de geauditeerde organisatie bijvoorbeeld tijdelijk sluit, kan de audit worden uitgesteld;
  • hercertificatie: normaal dient de hercertificatieaudit te worden uitgevoerd voor het verval van het certificaat. Wanneer er voldoende bewijs is en wanneer er voldoende vertrouwen is in de goede werking van het managementsysteem, kan een verlenging van maximum 6 maanden na de vervaldatum van het certificaat worden toegepast. Wanneer dit niet binnen de 6 maanden kan gebeuren, dient de audit opnieuw als initiële audit te worden aanzien. 

Gepubliceerd op 17-03-2020

Jan Dillen
Auditor @ Vincotte / VCA-coördinator / Auteur senTRAL
  148