High Level Structure van ISO 9001, 14001 en 45001 e.a. in herziening

Het gaat om de High Level Structure voor onder andere ISO 9001, ISO 14001 en 45001. Er is een eerste working draft WD1 verschenen. Het gaat vooral om kleine aanpassingen die geen grote gevolgen zullen hebben naar compliancy toe. De einddatum waarop de herziene HLS van toepassing zal zijn, is 2022.

Bron: senTRAL, Jan Dillen

 

Wat is HLS?
HLS is de afkorting van High Level Structure en deze HLS vormt de basisstructuur van alle managementsysteemnormen. Dat betekent dat managementsysteemnormen zoals o.m. ISO 9001 voor kwaliteit, ISO 14001 voor milieu of ISO 45001 voor veiligheid en gezondheid, volgens de HLS dezelfde hoofdstuk- en paragraafindeling kennen. Deze eenduidige structuur vergemakkelijkt het integreren van managementsystemen.


Laatste herziening in 2012
Deze HLS wordt zoals elke ISO-norm regelmatig herzien.  Een normale cyclus om de normen en dus ook de HLS te reviewen om de 5 jaar.  De oude HLS werd opgemaakt in 2012, zodat een herziening zich nu opdringt.   De eerste working draft WD1 is recent verschenen.  De WD1 is anders opgemaakt dan de vorige HLS door de toevoeging van de guidance.  De WD1 is opgemaakt aan de hand van drie kolommen: de eerste kolom met de eigenlijke tekst van de HLS, een tweede kolom met de ‘guidance’ met duiding over de bedoeling van de eis van de HLS en een derde laatste kolom bevat ‘guidance’ voor de toepassing door de normcommissies van de verschillende managementsysteemnormen. 


Waarom wordt HLS herzien?
Herziening is hierbij nodig om de normen in overeenstemming te brengen met de nieuwe ontwikkelingen in organisaties.  De nieuwe HLS zal dan meer aansluiten bij de 'nieuwe werkelijkheid'.  Deze nieuwe werkelijkheid is de context waarbinnen de organisatie werkt en het belang van het voldoen aan de noden en verwachtingen van belanghebbenden. Al deze elementen komen overeen met de succesvolle organisaties die binnen een VUCA-wereld (Volatile, Uncertain, Complex and Ambiguous).  Binnen de VUCA-omgeving is het denken in termen van risico's en kansen een goede manier om in te spelen op onzekere, complexe en soms dubbelzinnige werkelijkheid die voortdurend verandert.  Naast de nieuwe wereld waarbinnen de organisaties werken, dient de bestaande HLS wat meer te worden afgestemd.  Er zijn immers wat nuanceverschillen geslopen in de verschillende managementsysteemnormen.  Zo zijn enkele systeemelementen in de verschillende managementsysteemnormen opgenomen die niet in de HLS zijn opgenomen.  Bepalingen zoals ‘management of change’, ‘kennismanagement’, ‘emergency preparedness’ en ‘outsourcing’ dienen wat meer gestructureerder te worden opgenomen.  Ook de vraag of nieuwe systeemelementen zoals governance (niet-conformiteiten of non-compliancies) of cultuur moeten worden opgenomen in de HLS, maakt deel uit van de discussie. Ook naar terminologie zullen wat redactionele aanpassingen worden aangebracht aan de nieuwe HLS ten opzichte van de oude HLS (eenduidiger formulering van outsourcing tov inkoop of contracting, input).  De nieuwe HLS zal hiermee aligneren.


Compliancy en HLS
De kern van de HLS is het risicomanagement.  Via het beheersen van risico’s en het benutten van kansen is het managementsysteem succesvol.  Daarnaast is het naleven van de wettelijke en overige eisen belangrijk: het compliancemanagement.   
Wettelijke en overige eisen: wat wordt nu juist met ‘overige eisen’ bedoeld?

Volgens paragraaf 6.1.3 van ISO 14001:2015 en ISO 45001:2018 moet de organisatie een proces vaststellen om de actuele wettelijke en de andere eisen te bepalen.  Ook moet bij de invoering van het milieu- en/of V&G-managementsysteem, rekening worden gehouden met de wettelijke EN de andere eisen.

De organisatie moet van deze wettelijke EN andere eisen, gedocumenteerde informatie bijhouden.
Ook moet de organisatie volgens paragraaf 9.1.2 een proces worden vastgesteld voor het evalueren van de naleving van de wettelijke EN andere eisen.

Voor vele organisaties zijn de ‘andere eisen’ niet echt duidelijk.  Wat wordt er nu juist bedoeld met deze ‘andere eisen’?
Bij het plannen is het essentieel om gedetailleerde kennis te hebben van de vereisten waaraan u moet voldoen, ongeacht of deze wettelijk, verplicht of zelfopgelegd zijn, met betrekking tot gevaren en -risico's.  Ook het milieu- en/of V&G-managementsystemen legt eisen op.

Voorbeelden van de wettelijke en de ‘andere’ vereisten zijn:

Wat moet je als organisatie doen m.b.t. naleving van wettelijke en overige eisen?
De organisatie moet toegang hebben tot de wettelijke en andere eisen waaraan ze moet voldoen. Dat geldt niet alleen voor de gevaren en risico's die zich in de organisatie voordoen, maar ook voor de vereisten met betrekking tot het milieu- en/of V&G-managementsysteem zelf.  De organisatie moet bepalen hoe deze vereisten van toepassing zijn: in welke afdelingen zijn welke wettelijke en andere eisen van toepassing.  Ook zullen wijzigingen in de productie, wijzigingen organisatie of wijzigingen in de wettelijke en overige eisen, moeten worden opgevolgd.  Aangezien er in de loop van de tijd wijzigingen optreden, zowel in de organisatie als voor de vereisten zelf, moet u een methode implementeren om deze vereisten up-to-date te houden.  De manier waarop u bepaalt en de manier waarop u de vereisten bijwerkt, moet worden beschreven via gedocumenteerde informatie.

Hoe het te doen - Handige tips
Voor de wettelijke vereisten moet u de beste informatiebronnen identificeren: toepassingen via websites bijvoorbeeld van het FOD WASO, VITO of van EMIS, via een juridische dienst, enz. U kunt ook advies krijgen van een consultant.  Voor de andere eisen moet u uw belanghebbende partijen ondervragen, zoals plaatselijke organisaties, klanten, sectorverenigingen, moederorganisatie, enz.  Duid één of meerdere personen aan of doe beroep op een externe consultant om eventuele wijzigingen in de vereisten die op u van toepassing zijn, op te volgen.

Timing?
Er wordt voorzien dat governance of cultuur niet wordt opgenomen in de nieuwe HLS. ‘Management of change’ zal bijna zeker deel uitmaken van de HLS. Of de ‘noodvoorzieningen’ die nu reeds in ISO 14001 en ISO 45001 deel zullen uit maken van de HLS is nog niet zeker. De timing is dat tegen 2022 de vernieuwde HLS klaar zou zijn en kan worden toegepast op de bestaande managementsysteemnormen zoals ISO 9001, ISO 14001 en/of ISO 45001.  Voordat de nieuwe HLS in 2022 klaar zal zijn, is voorafgaandelijk een WD 2 voorzien in 2020.


Lees meer op senTRAL over High Level Structure: pijlers van elk managementsysteem.

Gepubliceerd op 30-01-2020

  104