Hoe omgaan met corona in VCA- en ISO 45001 audits?

 
De norm ISO 45001 en de Veiligheidschecklist Aannemers VCA voorzien bepalingen die belangrijk zijn met betrekking tot corona. Zoals het naleven van de wettelijke bepalingen, interne en externe communicatie, risicoanalyse en andere. Hoe ga je hiermee om als preventieadviseur? En hoe zal de auditor dit beoordelen tijdens interne en externe audits?


Naleving wettelijke bepalingen

Belangrijk bij een veiligheids- en gezondheidsmanagementsysteem is de compliancy of de naleving van de veiligheids- en gezondheidswetgeving. Door de corona-pandemie zijn er verschillende wetteksten en richtlijnen gepubliceerd, waaraan elke organisatie gevolg moet geven. Zo dient er maximaal gebruik te worden gemaakt van homeworking, dienen de veiligheidsafstanden te worden gerespecteerd, dient er te worden gecommuniceerd met de werknemers, dient er een reinigingsschema te worden opgeteld en te worden nageleefd, zijn er maatregelen naar handhygiëne, enz.

ISO 45001 voorziet de naleving van de veiligheids- en gezondheidswetgeving op gebied van corona in hoofdstuk 6, paragraaf 6.1.3. ‘wettelijke en andere eisen’ en in hoofdstuk 9.1.2 ‘evalueren van de naleving’.

6.1.3.
Wettelijke en andere eisen vaststellen
 

De organisatie moet (een) proces(sen) vaststellen, implementeren en onderhouden om:

a) actuele wettelijke en andere eisen die van toepassing zijn op haar gevaren, V&G-risico’s en V&G-managementsysteem vast te stellen en daar toegang toe te hebben;

b) te bepalen hoe deze wettelijke en andere eisen van toepassing zijn op de organisatie en wat er moet worden gecommuniceerd;

c) rekening te houden met deze wettelijke en andere eisen bij het inrichten, implementeren, onderhouden en continu verbeteren van haar V&G-managementsysteem.

De organisatie moet gedocumenteerde informatie onderhouden en bewaren over haar wettelijke en andere eisen en moet bewerkstelligen dat deze wordt bijgewerkt als er zich wijzigingen voordoen.

9.1.2
Evalueren vande naleving
 

De organisatie moet (een) proces(sen) vaststellen, implementeren en onderhouden voor het evalueren van de naleving van wettelijke en andere eisen (zie 6.1.3).

De organisatie moet:

a) de frequentie en methode(n) vaststellen voor het evalueren van de naleving;

b) de naleving evalueren en waar nodig maatregelen treffen (zie 10.2);

c) kennis van en inzicht in haar nalevingsstatus wat betreft wettelijke en andere eisen onderhouden;

d) gedocumenteerde informatie bewaren van het (de) resulta(a)t(en) van de naleving-evaluatie.

 

VCA voorziet niet of zeer beperkt in de naleving van de wet- en regelgeving. In Deel 1 van de VCA-checklist is er bij de initiële certificatieaudit sprake van ‘systematiek met betrekking tot opvolging en naleving van relevante van toepassing zijnde wetgeving’ (p. 18), doch enkel Deel 2 van de VCA-checklist is auditeerbaar.

ISO 45001 en VCA: Bepalingen in ISO 17021 en in het mandatory document MD22 van het International Accreditation Forum IAF, spreken ook over de naleving van de veiligheids- en gezondheidswetgeving bij certificatieaudits volgens ISO 45001 en/of VCA.  

Interne en externe communicatie

ISO 45001: Paragraaf 7.43 voorziet in interne en externe communicatie. Interne communicatie is de communicatie van de preventiemaatregelen op gebied van corona naar de eigen werknemers. De affiches, de toolboxmeetings, de pictogrammen, het intranet, enz. zijn allemaal communicatiemiddelen om informatie met betrekking tot corona te communiceren met de eigen werknemers.

Maar niet alleen naar de eigen werknemers, maar ook naar de bezoekers, de klanten, de contractoren en de werknemers van de (onder)aannemers, dient er te worden gecommuniceerd op gebied van corona.

VCA voorziet de interne communicatie via toolboxmeetings volgens hoofdstuk 4.1. van de VCA-checklist. Gezien deze TBM’s goed gekend zijn in de organisaties, worden TBM’s nu dikwijls ingezet om dagelijks de preventiemaatregelen op gebied van corona te communiceren. De eigen werknemers, maar ook de werknemers van de contractoren en de (onder)aannemers, krijgen deze corona-toolboxmeeting en tekenen voor ontvangst van de communicatie.  Ook in het projectveiligheidsplan van hoofdstuk opleiding, voorlichting en instructie hoofdstuk 5 VGM-projectplan voorziet in instructies met betrekking tot coronaregels en coronaprocedures, en het VGM-projectplan aan alle medewerkers, met registratie.

Communicatie met de werknemers is ook voorzien via het Comité. Deze communicatie met de werknemers zal bij een ISO 45001-audit door de auditor worden geverifieerd. Dit ligt wel buiten de scope van de VCA-audits, gezien VCA beperkt is tot de projecten.

Risicoanalyse

Zowel in hoofdstuk 6 planning, paragraaf 6.1.2 van ISO 45001 als in hoofdstuk 2 van de VCA-checklist, is er sprake van de risicoanalyse. De risicoanalyse en -evaluatie is daarbij ook opgenomen in de veiligheids- en gezondheidswetgeving, zodat het ontbreken van of onvoldoende uitgewerkt zijn van de RIE op gebied van corona natuurlijk ook een inbreuk is op de veiligheids- en gezondheidswetgeving.

Management of change

De coronapandemie is een belangrijke verandering in de organisatie, met een grote impact op zowel de inrichting van de arbeidsplaats, de organisatie van het werk, de wettelijke en andere eisen, enz. Het is evident dat corona een impact heeft op al deze elementen: de inrichting van de arbeidsplaats via looppaden om de afstandsregels te kunnen naleven, het thuiswerk, de reiniging van de uitrusting, de nieuwe gevaren en risico’s, enz.

ISO 45001:2018
8.1.3 Management van wijzigingen

De organisatie moet (een) proces(sen) vaststellen voor het implementeren en beheersen van geplande tijdelijke en blijvende wijzigingen die een invloed hebben op V&G-prestaties, waaronder:

a) nieuwe producten, diensten en processen of veranderingen aan bestaande producten, diensten en processen, waaronder:

  • werkpleklocaties en -omgeving
  • organisatie van het werk
  • arbeidsomstandigheden
  • uitrusting
  • personeel

b) wijzigingen in wettelijke en andere eisen;

c) wijzigingen in kennis of informatie over gevaren en V&G-risico’s;

d) ontwikkelingen in kennis en technologie.
 

Deze verandering dient beheerst te worden volgens de paragraaf 8.1.3 van ISO 45001. VCA heeft geen bepalingen over ‘management of change’ of ‘veranderingsmanagement’, eigen aan het meer statische karakter van de checklist.

Noodsituaties

De coronapandemie is een nooit geziene noodsituatie met verstrekkende gevolgen. Volgens ISO 45001 paragraaf 8.2 en volgens hoofdstuk 6 ‘Voorbereiding op noodsituaties’ van de VCA-checklist, dient elke organisatie voldoende voorbereid te zijn op dergelijke noodsituaties. Vele organisaties, denk aan nucleaire centrales, hoogovens, enz. hadden voor pandemieën noodplannen klaarliggen met scheiding van personeel, inentingen bij griep, enz. Deze noodsituaties passen perfect binnen de paragrafen van 8.2 van ISO 45001 en hoofdstuk 6 voorbereiding op noodsituaties. Ontkennen dat hoofdstuk 6 ‘voorbereiding op noodsituaties’ van de VCA-checklist niet van toepassing is op de coronapandemie, of nog erger, ontkennen dat de coronapandemie niet van toepassing is op de toepassing van de VCA-checklist, is hetzelfde als het ontkennen dat het gras groen is.

Interne of externe audits

Het auditeren is een formeel proces, waarbij de interne of externe auditor toetst of de bepalingen van de VCA-checklist dan wel de bepalingen van de ISO 45001 normen worden nageleefd. Op het einde van de audit zal de auditor zijn bevindingen van de audit weergeven aan de directie en neerleggen in een verslag. Deze opmerkingen kunnen bestaan uit positieve punten, wanneer een duidelijk engagement is vanuit de directie naar de leidinggevenden over de eigen werknemers en de werknemers van de contractoren en/of onderaannemers, om de maatregelen met betrekking tot de corona-pandemie uit te voeren en zelfs te verbeteren.

Een maatregel ter verbetering MTV wil zeggen dat de auditor meent, op basis van zijn ervaring, dat verbetering mogelijk is. Een aandachtspunt is een inbreuk op de VCA-checklist of de eisen van de norm en op deze aandachtspunten wordt actie verwacht van de organisatie.

Een minor-afwijking voor ISO 45001 – VCA kent geen minor afwijkingen – dient de organisatie schriftelijk te melden welke maatregelen ze zal treffen om deze tekortkoming op te lossen. Het formulier waarop de organisatie de acties overmaakt aan de certificerende organisatie is een ‘aanvraag tot corrigerende maatregel’ ACM. Dit kan zijn dat de ontsmettingsalcohol aanwezig is, maar onvoldoende wordt gebruikt. Ook indien er een schoonmaakschema van klinken en krukken, een schoonmaakschema van de sanitaire voorzieningen of eetgelegenheden is, maar dat dit schoonmaakschema niet werd nageleefd, zal aanzien worden als een minor-afwijking. Indien er echter geen schoonmaakschema is, indien er geen reiniging is van de klinken en krukken, refters, (werf)bureaus, e.d. zal er een major-afwijking worden geschreven. Op dat moment zal er binnen de drie maanden een post-audit plaatsvinden, waar de auditor deze major-afwijkingen zal controleren. Indien er bij de post-audit onvoldoende maatregelen zijn genomen, zal het certificaat kunnen worden ingetrokken.  Ook indien er geen voorzieningen zijn om de handen te wassen en er geen papier is om de handen af te drogen, zal er spraken zijn van een major afwijking. Dit zijn immers allemaal wettelijke bepalingen. De werkgever dient er ten allen tijde over te waken dat de veiligheids- en gezondheidswetgeving wordt nageleefd. Indien dit niet het geval is met de wettelijke corona-maatregelen, zijn major-afwijkingen en dus een post-audit onvermijdelijk.

Conclusie

Tijdens de ISO 45001-audits zal de auditor verifiëren dat de maatregelen met betrekking tot corona worden nageleefd in de organisatie. Dit zowel op kantoor, arbeidsplaatsen als projectlocaties.

Voor de VCA-checklist zal de auditor dit verifiëren voor de projectlocaties. Bij niet of onvoldoende maatregelen ter bestrijding van de coronapandemie zal de auditor een afwijking noteren. Deze afwijking kan worden gecatalogeerd als major of minor afwijking en/of als aandachtspunten kunnen worden aanzien. Voor VCA zal dit direct major afwijkingen zijn of aandachtspunten. Bij een major-afwijking is er een risico op verlies van het ISO 45001 en/of VCA-certificaat na het uitvoeren van een post-audit.


Auteur: Jan Dillen

Gepubliceerd op 25-05-2020

  296