Hoe ontwerpt of renoveert u werkruimten?

Werkruimten ontwerpen is een zeer complex onderwerp... Vooral voor wie deze taak op zich moet nemen. Het ontwerpen van werkruimten is voor elk bedrijf een financiële en/of strategische uitdaging van formaat. De inrichting van de ruimtes is bepalend voor de arbeidsomstandigheden, de relaties tussen de werknemers, en dus ook voor de prestaties van het bedrijf. Deze taak is nog lastiger als het om zeer kleine of middelgrote ondernemingen gaat. In Frankrijk is er evenwel een gratis tool die hierbij helpt.

 

Vooreerst bestaat er hiervoor een wettelijk kader dat is opgenomen in de Codex Welzijn op het werk. Dat zijn de basiseisen die aan de arbeidsplaatsen gesteld worden:

Artikel III.1-1. verduidelijkt dat deze Titel ‘is van toepassing op elke plaats die bestemd is als locatie voor werkplekken in gebouwen van de onderneming of inrichting, met inbegrip van elke andere plaats op het terrein van de onderneming of inrichting waartoe de werknemer in het kader van de uitvoering van zijn werk toegang heeft’. Op enkele uitzonderingen na - zoals tijdelijke of mobiele bouwplaatsen - is deze wetgeving van toepassing op alle arbeidsplaatsen.

Als we dieper ingaan op deze wetgeving, wordt nauwkeuriger informatie gegeven. Zo geeft artikel III.1-6 de oppervlakte, de hoogte en het luchtvolume van de lokalen zodat de werknemers hun werk kunnen uitvoeren zonder risico voor hun welzijn:

[…] worden de volgende voorschriften toegepast:

  1.  de lokalen zijn ten minste 2,5 m hoog;
  2.  iedere werknemer beschikt over een werkelijke ruimte van ten minste 10 m3;
  3.  iedere werknemer beschikt over een vrije oppervlakte van ten minste 2 m2.

De werkgever kan afwijken van de in het tweede lid bedoelde voorschriften, indien aan al de volgende voorwaarden is voldaan:

  1.  het is technisch en objectief niet mogelijk deze normen na te leven of dit kan om gegronde redenen niet worden geëist ;
  2.  uit de resultaten van de risicoanalyse blijkt dat door deze normen niet toe te passen de veiligheid en de gezondheid van de werknemers niet in het gevaar kunnen komen of dat de veiligheid en gezondheid van de werknemers kunnen worden gewaarborgd door alternatieve preventiemaatregelen toe te passen;
  3.  er worden alternatieve preventiemaatregelen getroffen die voorzien in een gelijkwaardig beschermingsniveau;
  4.  de bevoegde preventieadviseur heeft een voorafgaand advies en het Comité heeft een voorafgaand akkoord gegeven over de risicoanalyse en de preventiemaatregelen’.

Om deze enigszins onverteerbare wetgeving te verduidelijken heeft de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg documenten gepubliceerd die de Codex in eenvoudiger taal omzetten. Zo bestaat er een fiche ‘Uitrusting van de arbeidsplaatsen’ die de wettekst in enkele trefwoorden samenvat.

Ook publiceerde de FOD een brochure. Maar die dateert al van 2013 en houdt dus geen rekening met de omzetting van de ARAB in de Codex in 2017. Toch zijn hierin de afmetingen van de arbeidslokalen en werkruimten met enkele extra details opgenomen:

“In de praktijk moeten arbeidsplaatsen een minimale hoogte hebben van 2,5 m op plaatsen waar personeel aan het werk is of op plaatsen waar werkposten zijn geïnstalleerd. Als voor sommige delen van de lokalen de hoogte geen 2,5 m bereikt, zijn deze delen niet meegeteld voor de bepaling van het minimumvolume of van de minimumoppervlakte waarover elke werknemer moet beschikken.

Merk op dat het gaat over minimale afmetingen. Er moet altijd een risicoanalyse uitgevoerd worden, en die kan de behoefte aan grotere afmetingen aantonen. Zo is bijvoorbeeld deze wettelijke minimum oppervlakte zeker onvoldoende voor kantoorwerk. Ze leidt tot werkposten te dicht op elkaar, wat psychosociale problemen geeft (overbevolking, stress, ...)”

Franse praktijk

Met deze drie teksten hebben we niet de indruk dat we veel meer duidelijkheid hebben, daarom kijken we ook even naar Frankrijk om meer praktische informatie op te sporen.

Het eerste artikel dat we daar vinden gaat over de inrichting van werkruimtes om samenwerking te stimuleren. De inleiding luidt als volgt: “Door uw gebouwen, uw werkplekken en uw vergaderruimtes anders in te richten, verandert u de organisatie en het bestuur van uw bedrijf. Nadenken over het gebruik, benutten van mobiliteit en stimuleren van het collectieve: dat zijn de drie pijlers van een goed uitgevoerde inrichtingsstrategie.” (vrije vertaling).

Laten we eens kijken naar het resultaat... Er wordt hier dus rond drie pijlers gewerkt.

  • De eerste pijler is het gebruik van de lokalen. Een relevant inrichtingsproject moet ‘bottom-up’ worden aangepakt. Het moet rekening houden met de verwachtingen en behoeften van de werknemers, met de omvang en organisatie van de teams, hun communicatie- en interactiewijze. Deze overwegingen leiden tot het creëren van min of meer open en flexibele ruimtes waarin de werknemers zich kunnen terugtrekken, kunnen vergaderen...
  • De tweede pijler is het benutten van mobiliteit. Meer en meer ondernemingen bieden hun werknemers de mogelijkheid om hun taken buiten het kantoor uit te voeren, met name via telewerk. Dit betekent dat het aantal beschikbare werkplekken binnen het bedrijf afneemt. Een van de voordelen is dat werknemers niet alleen komen om hun taken uit te voeren, maar ook om van gedachten te wisselen.
  • Het derde en laatste punt is het stimuleren van het collectieve. Via deze pijlers willen bedrijfsleiders de samenwerking, de collectieve intelligentie of het samenhorigheidsgevoel stimuleren. Daarom moeten er gemeenschappelijke ruimten zoals cafetaria’s zijn.
Online ontwerptool

We maken dus vorderingen in onze denkoefening over de inrichting van de werkruimten, maar we zien nog steeds niet wat er concreet kan worden gedaan. Daarom zetten we onze zoektocht verder en vinden een hulptool voor het ontwerpen van werkruimten die door het Franse instituut voor welzijn op het werk INRS wordt aangeboden.

De tool heet Mavimplant, wat staat voor ‘Maquette virtuele d’implantation des locaux’ (of virtuele maquette voor lokaleninrichting). Hij is bedoeld om managers van kmo’s te helpen bij het ontwerpen van de werkruimten, rekening houdend met goede preventiepraktijken. Met deze software kan een driedimensionale maquette worden gebouwd om het best mogelijke inrichtingsscenario te bepalen, rekening houdend met:

  • werk in goede omstandigheden
  • optimalisering van de arbeidsorganisatie
  • aanpassing aan de vraag van de klant
  • opvolging van de technische en regelgevende ontwikkelingen
  • verbetering van de productiviteit

Om in te spelen op de specifieke behoeften van elke activiteit is de tool momenteel beschikbaar voor vier sectoren en in twee talen (Frans en Engels):

  • bakkers-banketbakkers-ijsbereiders
  • garages (auto-onderhoud en -reparatie)
  • logistieke magazijnen
  • hotels, cafés en restaurants

Deze verschillende versies zijn ontwikkeld met de hulp van professionele organisaties in Frankrijk,  zoals het ‘Institut national de la boulangerie pâtisserie’ en het ‘Centre technique des métiers de la pâtisserie’ voor de eerstgenoemde sector.

Een van de sterke punten van dit instrument is dat het zo nauw mogelijk aansluit bij de reële situatie. De software geeft informatie over goede praktijken in verband met de specifieke activiteit, helpt bij het definiëren van zones per type activiteit (bijvoorbeeld kantoren, productie of sanitaire voorzieningen), en positioneert dan de verschillende apparatuur, waarbij de toegang wordt afgebakend. De tool legt functionele verbanden vast tussen apparatuur (materiaalstromen, afvalstromen, verbindingen...), tussen mensen (visuele en mondelinge communicatie...) en tussen apparatuur en operatoren (bediening, monitoring, onderhoud...). De tool kan ook worden gebruikt om circulatiewegen te markeren, zowel binnen als buiten gebouwen, en bevat ook hulpmiddelen om de ruimte in subjectieve modus weer te geven (‘alsof je er bent’).

Hoewel de ontwerper vrij is om beslissingen te nemen, waarschuwt de software wanneer de inrichtingskeuzes risico's met zich meebrengen. In een autoreparatiewerkplaats zal de software bijvoorbeeld voorstellen om de verfvoorbereiding uit de buurt van de lasruimte te plaatsen om het risico van een explosie te vermijden. Door het tekenen van circulatiewegen voor voertuigen en personen kunnen gevaarlijke situaties worden voorkomen.

De tool kan verschillende inrichtingsscenario's aanmaken die als basis voor discussie met de verschillende actoren van het project kunnen fungeren: architect, werknemers, aannemers... Wanneer een scenario gevalideerd is, kan het worden afgewerkt en doorgestuurd naar de projectverantwoordelijke en de architect.

We hebben de tool een paar minuten getest (zie onderstaande beelden), en kunnen zeggen dat Mavimplant eenvoudig in gebruik is, de gebruiker volledige autonomie verleent en hem begeleidt zonder hem te beperken. En de kers op de taart: Mavimplant is vrij toegankelijk en gratis.

Afbeeldingen, gemaakt in een paar klikken met Mavimplant:

2D-beeld


3D-beeld

Subjectief beeld van een medewerker
Meer op senTRAL:

Gepubliceerd op 04-03-2020

  70