Hoe spreek je mensen aan op hun onveilig gedrag? Ontdek het ‘ik-ik-jij-wij-model’

Hoe spreken we medewerkers het best aan op onveilig gedrag? De Nederlander Rick van der Heide van Copla Coaching stelt het “ik-ik-jij-wij-model” voor, een variant voor de bij ons gekende “ik-boodschap”.

Wat is de zwakste schakel binnen een goed uitgewerkt veiligheidsbeleid? De mens.
Wat is dan de sterkste schakel? Ook de mens.

Bovenstaande boutade illustreert de centrale plaats die de mens inneemt op het vlak van veiligheid en gezondheid op het werk. Onze Techniek en Organisatie staan op punt, ze zijn misschien zelfs ‘state of the art’, maar zonder de Mens kan er geen sprake zijn van veilige productie. Dit ‘TOM’-model zou je net zo goed kunnen vervangen door het wijdverspreide ‘MUOPO’-model: Uitrusting, Organisatie, Product en Omgeving dik in orde, maar wat met de Mens?

Voor de werkgever, hiërarchische lijn of preventieadviseur is het niet eenvoudig om medewerkers aan te spreken op hun onveilige gedrag. Een communicatiemodel kan dan helpen om wat houvast te hebben tijdens zo’n moeilijk gesprek.

Het ik-ik-jij-wij-model

Rick van der Heide houdt een pleidooi voor zijn ‘ik-ik-jij-wij-model’: het zou een adequaat en krachtig middel kunnen zijn om hardnekkig onveilig gedrag aan te pakken.

Om dit communicatie- of aanspreekmodel te gebruiken zijn de volgende vaardigheden belangrijk:

  • stap 1: objectief feedback kunnen formuleren zonder oordeel
  • stap 2: eerlijk zijn over wat het gedrag van de ander met jou doet
  • stap 3: aandachtig luisteren en doorvragen, om de belemmeringen van de ander te leren kennen

Van der Heide benadrukt dat je voor een goed resultaat absoluut moet proberen je eigen mening en advies achterwege te laten; oprechte aandacht voor de ander is een vereiste.

Hieronder worden de stappen uit het model toegelicht:

Stap 1 - IK: ik hoor, ik zie

De eerste stap is de medewerker observeren en zijn ongewenste gedrag vertalen in feitelijkheden (geen interpretaties!):
“Ik zie dat je de veiligheidsbril wel gebruikt als ik langsloop. Maar als ik weg ben, zet je hem weer af.”

Stap 2 – IK: dit doet het met mij

Zeg wat het gedrag van de ander met je doet, welk gevoel het je geeft:
“Wat het met mij doet, is dat ik bezorgd raak over uw gezondheid. Want je kunt zo heel gemakkelijk zwavelzuur in je ogen krijgen en dat wil ik voorkomen.”

Stap 3 - JIJ: hoe is dat voor jou?

Stap 3 is een cruciale stap. Je legt nu de verantwoordelijkheid bij de ander (de aangesprokene). Stel gewoon de vraag: “Hoe is dat voor jou?” Daarna geef je de ander de ruimte om te reageren. Wees oprecht geïnteresseerd in de ander door heel goed te luisteren en niet bezig te zijn met je eigen gedachten, adviezen en oplossingen.

De antwoorden die je gaat krijgen, hebben te maken met belemmeringen. Deze belemmeringen zorgen ervoor dat de ander niet het gewenste veilige gedrag kan laten zien. Gaat de ander in discussie, of wijst hij naar anderen? Breng het gesprek dan bij hem terug: het gaat over hem en niet over die ander. Zorg ervoor dat het gesprek altijd respectvol is.

Stap 4 - WIJ: Ombuigen naar acties

Onthoud de argumenten die je gesprekspartner in stap 3 heeft genoemd over waarom hij het gewenste gedrag niet kan laten zien (de belemmeringen). Buig deze argumenten samen om, naar heldere acties die de belemmeringen direct oplossen. Leg vooral de verantwoordelijkheid bij de ander over wat er gaat gebeuren. De afronding van het aanspreken gebeurt door heldere afspraken te maken waaraan alle betrokken partijen zich kunnen houden.

Alternatief: de ik-boodschap

De ik-boodschap is een manier van communiceren die velen ongetwijfeld kennen uit de lessen Nederlands in het secundair onderwijs. Ze is wat eenvoudiger om te brengen maar kan ook minder effectief zijn. De ik-boodschap gaat immers minder in op de drijfveren of de gevoelens van de onveilig werkende collega. Het ‘ik-ik-jij-wij-model’ is meer een dialoog, en in die zin ook productiever en duurzamer dan de ik-boodschap.

Desondanks is de ik-boodschap wel een valabel alternatief. Een ik-boodschap is een gepaste, assertieve manier van feedback geven op iemands gedrag.

Maar waarom is de ‘ik’ zo belangrijk bij het aanspreken van een andere persoon?
Een ik-boodschap nodigt uw gesprekspartner uit om begrip op te brengen voor uw kant van de zaak. Terwijl een jij-boodschap erg confronterend kan overkomen, in de zin van “jij doet iets fout”. Een jij-boodschap wijst naar de ander en heeft als risico dat de ander ontkent of in de verdediging schiet. Een ik-boodschap komt veel minder aanvallend over, en zal dan ook meer effect hebben.

Structuur van de ik-boodschap

Hieronder geven we nog even de elementen waaruit een ik-boodschap bestaat:

  • Je spreekt de ander aan met zijn voornaam om zijn/haar aandacht te krijgen.
  • Benoem je gevoel of je belemmering. Vergeet niet om je boodschap te beginnen met “ik” (bijvoorbeeld “Ik voel me er niet goed bij dat je de hele tijd op je gsm zit te kijken.”).
  • Benoem het gedrag van de ander dat je niet zint, tenzij je dit al hebt benoemd in je ik-boodschap (zoals in het gegeven voorbeeld).
  • Geef de reden waarom je een slecht gevoel krijgt bij de ander z’n gedrag. Begin je boodschap met “ik”, of eventueel met “wij” als je eerder vanuit het management of de hiërarchische lijn wil spreken (“Ik zie die gsm niet graag verschijnen, omdat hij de aandacht van je werk afleidt, waardoor onze veiligheid in gedrang kan komen.”)
  • Geef ten slotte een suggestie van het gedrag dat je graag van de ander zou zien. Begin ook die suggestie met “ik”. Let op: formuleer deze suggestie bij voorkeur niet als vraag, omdat daarop het antwoord weer direct “nee” zou kunnen zijn. Door de suggestie als gewone zin te formuleren, zet je de ander aan tot handelen (bijvoorbeeld “Ik zou die gsm liever niet meer zien; als jij veilig kan werken, komt dat jezelf en het hele bedrijf ten goede”).

Iemand aanspreken op zijn gedrag is nooit eenvoudig, maar dankzij deze modellen heb je structuur en houvast om het gesprek over veilig werken aan te gaan. En vergeet niet: oefening baart kunst!

Gepubliceerd op 31-10-2019

  315