Noodsituaties in ISO 45001 toegepast op coronavirus

Organisaties die ISO 45001 gecertificeerd zijn, moeten volgens paragraaf 8.2 ‘Voorbereid zijn en reageren op noodsituaties’ beschikken over een identificatie van de mogelijke noodsituaties.  Vervolgens moet de organisatie zich op deze geïdentificeerde noodsituaties voorbereiden.  De huidige pandemie met het corona-virus is zeker en vast een noodsituatie.  In eerste instantie voor de gezondheid van de werknemers dus van toepassing op ISO 45001. 

Wat legt ISO 45001 op?

Organisaties beperken zich op gebied van noodsituaties bij veiligheid en gezondheid te veel op een arbeidsongeval of bij milieu op een olielek, zullen het virus niet hebben geïdentificeerd als mogelijk gevaar.  Niet alle noodsituaties worden dus geïdentificeerd en dit is dus te vermijden. Bij het corona-virus dienden de organisaties dus de nodige maatregelen te hebben genomen, van handen wassen, socialdistancing tot sluiting van de organisatie.  Deze sluiting kan gedeeltelijk zijn, in dit geval wanneer de socialdistaning niet kan worden gerealiseerd. Daarbij worden de essentiële diensten, bijvoorbeeld informatica, behouden zodat de schade via telewerk zoveel als kan worden vermeden. Deze calamiteit van het coronavirus moet volgens ISO 45001 te worden geïdentificeerd, worden geoefend en – na oefening – moeten bijkomende maatregelen worden genomen indien de voorziene maatregelen onvoldoende blijken.  De voorziene maatregelen bij pandemie dienen volgens ISO 45001 aantoonbaar te worden gemaakt via ‘gedocumenteerde informatie’.  Hiervoor kan het typeformulier (zie bijlage en beeld hieronder) worden gebruikt. 

Wat verstaan onder ‘noodsituatie’?

Een noodsituatie of crisis is ‘een uitzonderlijke gebeurtenis of situatie die een organisatie bedreigt en een strategische, adaptieve en tijdige respons vereist om de levensvatbaarheid en integriteit van de organisatie in stand te houden’ (CEN/TS 1791).  Deze situaties kunnen dus een groot negatief effect hebben op de veiligheid en de gezondheid van zowel werknemers als andere belanghebbenden of op het milieu.  Elke noodsituatie of crisis, zoals de corona-pandemie, is verschillend en dat is een belangrijke gelijkenis: noodsituaties hebben een onvoorspelbaar karakter.  Door de onvoorspelbaarheid is een grote flexibiliteit of adaptiviteit van de organisatie vereist.  De organisatie dient het vermogen te hebben – de capability – om gepast te kunnen reageren en een goed getraind en geoefend crisis- of noodsituatieteam is hiervoor nodig.  Dit noodsituatieteam heeft een groot ‘situationeel bewustzijn’, een beetje gelijkaardig aan de situationeel leiderschap. 
De teamleden hebben bij de noodsituatie verschillende rollen. Deze teamleden hebben persoonskenmerken zoals zelfvertrouwen, moed en pragmatisme, maar ook interpersoonlijke vaardigheden zoals communicatievaardigheden en het omgaan met vele belanghebbenden (brandweer, politie, omwonenden, inspectiediensten, enz.).  De teamleden van het noodsituatieteam kunnen beslissingen nemen onder druk en onder onzekerheid.  De communicatie bij een noodsituatie dient tijdig te zijn, betrouwbaar en consistent.  Het oefenen en het leren uit deze oefeningen, is eigen aan het voorbereid zijn op elke noodsituatie.
Onderdeel uit ISO 45001   

8.2 Voorbereid zijn en reageren op noodsituaties

De organisatie moet het (de) benodigde proces(sen) vaststellen, implementeren en onderhouden om zich voor te bereiden en te reageren op mogelijke noodsituaties zoals geïdentificeerd in 6.1.1.
De organisatie moet:

a) zich voorbereiden op het reageren door maatregelen te plannen om nadelige milieueffecten als gevolg van noodsituaties te voorkomen of tegen te gaan;
b) reageren op feitelijke noodsituaties;
c) maatregelen treffen om de gevolgen van noodsituaties te voorkomen of tegen te gaan, die passend zijn voor de omvang van de noodsituatie en het mogelijke milieueffect;
d) periodiek de geplande maatregelen oefenen waar dit praktisch uitvoerbaar is;
e) het (de) proces(sen) en de geplande maatregelen periodiek beoordelen en herzien, met name nadat noodsituaties of oefeningen hebben plaatsgevonden;
f) op passende wijze relevante belanghebbenden, met inbegrip van personen die werkzaamheden onder haar gezag verrichten, voorzien van relevante informatie en training met betrekking tot het voorbereid zijn en reageren op noodsituaties.

De organisatie moet gedocumenteerde informatie onderhouden in de omvang die nodig is om het
vertrouwen te hebben dat het (de) proces(sen) volgens planning wordt (worden) uitgevoerd.

8.2. Voorbereid zijn en reageren op noodsituaties

De organisatie moet het (de) benodigde proces(sen) vaststellen, implementeren en onderhouden om zich voor te bereiden en te reageren op mogelijke noodsituaties zoals geïdentificeerd in 6.1.2, waaronder:

a) inrichten van georganiseerde opvolging op noodsituaties, inclusief het verlenen van eerste hulp;
b) beschikbaar stellen van training voor de georganiseerde opvolging;
c) periodiek testen op geschiktheid en oefenen van de georganiseerde opvolging;
d) de prestaties evalueren en, indien nodig, de geplande maatregelen herzien, waaronder na het testen en vooral nadat zich noodsituaties hebben voorgedaan;
e) communiceren en verstrekken van relevante informatie naar alle medewerkers met betrekking tot hun taken en verantwoordelijkheden;
f) communiceren van relevante informatie naar aannemers, bezoekers, hulpdiensten, overheidsinstanties en, waar passend, de lokale gemeenschap;
g) rekening houden met de behoeften en mogelijkheden van alle relevante belanghebbenden en het zeker stellen van hun betrokkenheid, waar passend, bij het ontwikkelen van de georganiseerde opvolging.

De organisatie moet gedocumenteerde informatie onderhouden en bewaren over het (de) proces(sen) en de plannen voor het reageren op mogelijke noodsituaties.
 

Bijlage: Scenario%20noodsituaties%20corona.pdf

Gepubliceerd op 01-04-2020

Jan Dillen
Auditor @ Vincotte / VCA-coördinator / Auteur senTRAL
  162