Risico van toegenomen bureaucratisering van veiligheidssystemen volgens Sidney Dekker

Sydney Dekker, Nederlands veiligheidsexpert en professor aan de Griffith University, bespreekt in zijn boek "Foundations of Safety Science" op een – terechte – kritische wijze veiligheidsmanagementsystemen zoals ISO 45001:2015 en/of Veiligheidschecklist Aannemers VCA en de nadelen die hieraan vasthangen. Een belangrijk risico bij de toepassing van veiligheidsmanagementsystemen in organisaties is de toename van de bureaucratisering van veiligheid, waarbij de relatie tussen het administratief beheer van veiligheid en de acties op gebied van veiligheid belangrijker worden dan de relatie tussen de acties en de resultaten op veiligheidsgebied. Naar mijn mening is de werkelijkheid iets genuanceerder. Een veiligheidssysteem kan bureaucratisch worden benaderd, maar dit hoeft niet zo te zijn.

Bron: senTRAL, Jan Dillen

Toegenomen regulering
Veiligheid verwordt via een administratief beheer iets ‘aparts’ in de organisatie, met ‘iemand apart’ die er zich mee bezig houdt. Rond de personen die zich met veiligheid bezighouden ‘zweven’ dan andere netwerkactoren die – tegengesteld aan een deregulering – alsmaar meer regels en procedures opleggen. Een goed voorbeeld van een steeds toenemende regulering en opleggen van verplichtingen is VCA: van een veiligheidsopleiding voor eerst alleen de leidinggevenden, naar een veiligheidsopleiding voor alle arbeiders met een elektronisch examen naar een opleiding van risicovolle taken naar een door VCA-erkende opleiding van risicovolle taken. 


Registratie van toolboxmeetings
Dekker noemt dit ‘veiligheidsrommel’ die door allerhande verplichtingen de werkposten terroriseert met allerhande nutteloze documenten voor de kleinste taak en die zeker geen positieve invloed heeft op veilig werken. Iedereen kent toch die in te vullen LMRA’s, taak-risico-analyse TRA, werkplekinspecties of interne audits. Iedereen merkt op dat de registratie van de toolboxmeetings belangrijker is dan de kwaliteit van de boodschap. Iedereen merkt op dat veiligheidsplannen – sommigen noemen het ‘fantasie’-plannen – weinig meer zijn dan papier om het papier. Allemaal paradigmatische voorbeelden van een toenemende bureaucratisering en opleggen van niet steeds nuttige verplichtingen.
De oorzaken van deze toename aan allerhande regels en procedures is dus volgens Dekker juist dat de organisaties met een veiligheidsmanagementsysteem zelf – intern dus - moeten aantonen dat hun risico’s zijn beheerst en dat de organisatie compliant is. ‘Safety management refers to the activities of a safety-related character concerning organization, responsibility, processes and resources that are required to direct and manage (…) operations. Safety management is an organizational process that encompasses many steps, form strategie goals to evaluation of results. Safety management includes both the daily work, with checking that everything functions as it should, as well as a comprehensive assessment of risk and changes. These two forms are of different character. The daily work is of a practical nature and characterized by the need for somebody to be present all the time for safety to be adequate. The comprehensive assessment or the risk analysis is abstract and characterized by a comprehensive view and assessment of changes’ (Almkov et al, 2014).


Administratieve overlast
Door deze aantoonbaarheid door de organisatie zelf, van de naleving van de eigen regels via procedures en instructies, zullen organisaties overreageren en juist meer en meer regels, procedures en registraties invoeren. Organisaties hebben angst om niet te voldoen aan de eisen van het veiligheidsmanagementsysteem en zullen daarom juist meer dan minder regels invoeren. Dit is een paradox: terwijl deregulering via veiligheidsmanagementsystemen minder regels en procedures zouden moeten opleveren, is dit juist het tegenovergesteld. En deze regels moeten niet alleen worden opgesteld en geïmplementeerd, ze moeten ook worden up-to-date gehouden. Vervolgens is er een uitgebreid opslagsysteem van al deze registraties via data-opslag van onder andere de incidenten en ongevallen. Ook geeft dit een tweede paradox: de organisatie die via veel regels kan aantonen dat ze de risico’s beheerst en compliant is, is door de vele regels juist vatbaar dat er sneller kan worden gevonden dat bepaalde regels in de organisatie niet worden nageleefd. 
Het werk van de preventieadviseur/arboprofessional verwordt zo tot administratieve opvolging of ‘werken aan veiligheid’ en niet ‘werken voor veiligheid’. De eigenlijke beheersing van de veiligheid gaat door administratieve overlast, het aantonen van compliancy en het ondersteunen van managementtaken op gebied van veiligheid, ten koste van de praktische veiligheid op de werkvloer. Door veiligheidsmanagementsystemen wordt de rol van de preventieadviseur/arboprofessional uitgehold door de toename van de veiligheidsbureaucratie.


Genuanceerd antwoord
Heeft Dekker gelijk met zijn kritiek op veiligheidsmanagementsystemen? Het antwoord is genuanceerd: ja en neen. Ja, want in sommige organisaties wordt een veiligheidsmanagementsysteem heel bureaucratisch ingevoerd, en dat is geen goede zaak. Neen, want zo hoeft dit niet te zijn. Een organisatie kan door enkele basisprincipes aan te nemen en een duidelijk de visie op de lange termijn te hebben met betrekking tot het managementsysteem, ervoor zorgen dat een veiligheidsmanagementsysteem niet bureaucratisch hoeft te zijn. Hoe dan? Door elke procedure en instructie tegen het licht te houden en de noodzaak na te gaan. Steeds dient het KISS-principe te worden gehanteerd: Keep It Simple & Stupid.  
Door elke procedure en instructie deel te laten uitmaken van de dagdagelijkse operationele activiteiten. Door veiligheid niet als een apart deel te bekijken, maar deel uitmakend van de dagdagelijkse operationele activiteiten. Door indicatoren dagdagelijks te gebruiken als opvolging van de processen. Dit alles geeft een eenvoudig en makkelijk veiligheidsmanagementsysteem. Dekker is een briljant academicus, maar niet echt op de hoogte van veiligheidsmanagementsystemen. De oorsprong leggen van het succes van veiligheidsmanagementsystemen bij de Swiss Cheese en bij de deregulering door Reagan, lijkt mij zelfs incorrect. Het succes van veiligheidsmanagementsystemen ligt in oorsprong bij het succes van de kwaliteitsbenadering en ISO 9001. Een tweede succesfactor is – denk maar aan het de nog meer administratieve aanpak van Veiligheidschecklist Aannemers VCA en de door Dekker aangehaalde nadelen die nog meer gelden bij VCA – bij opdrachtgevers die eisen op gebied van veiligheid willen opleggen aan de contractoren.
Bureaucratisch vs niet-bureaucratisch veiligheidssysteem

Onderstaande tabel geeft 2 benaderingen tov veiligheidsmanagementsysteem:
    

 Lees meer op senTRAL over werken met een managementsysteem.

Gepubliceerd op 28-01-2020

  154