Veiligheid

Zes tips om ziekteverzuim te voorkomen

Achteraf is het soms gemakkelijk om aan te wijzen waarom een werknemer verzuimt. Twee managementexperts adviseren hoe je verzuim voor kan zijn aan de hand van zes tips.

1. Wees alert voor gedragsveranderingen

Hoe kan je in een vroeg stadium signaleren dat iemand dreigt te gaan verzuimen? Dat hangt af van wat voor ziekteverzuim het is, zegt managementadviseur Peter Ambagtsheer van Mentaspex. “Acute zaken, zoals een auto-ongeluk, zijn helaas niet te voorzien. Op langere termijn kan je wel peilen naar hoe het met iemand gaat. Je kan bijvoorbeeld alert zijn op risicosituaties: problemen thuis, of een achteruitgang van de algemene gezondheid of van de fitheid. Ook kan je alert zijn op werknemers die gedrag vertonen dat wijst op oververmoeidheid of een dreigende burn-out, zoals zich terugtrekken, afwezig zijn, of fouten maken.”

2. Vraag hoe het gaat


Hoe kan je polsen of het goed gaat met iedereen? Ambagstheer: “Durf daarnaar te informeren. Maar doe dat alleen uit warme belangstelling en als de werknemers het waarderen. Zo creëer je een ingang om vroegtijdig en binnen een sfeer van veiligheid zaken bespreekbaar te maken. De vrees voor consequenties bij medewerkers is namelijk vaak onterecht groot.”

Je kan het ook gestructureerd aanpakken en op regelmatige basis informeren naar ieders welbevinden. “Een groot deel van de oorzaken voor verzuim, zoals ziekte, fysieke overbelasting, werkdruk en problemen tussen collega’s, kunnen in een wekelijks teamoverleg aan de orde worden gesteld”, zegt coach Marloes van Esseveld-Scheffers van Spgl: “Start het overleg elke week met een rondvraag over hoe het met iedereen gaat. Neem daar echt even de tijd voor. Zo krijg je al veel zaken boven tafel. Als je hier net mee begint, laat dan eerst een of meer collega’s antwoorden die zich open en kwetsbaar op kunnen stellen. Of doe dit zelf. Zo zet je de juiste toon.”

3. Neem de angst bij teamleden weg

Hoe kan je de angst bij teamleden wegnemen om in een vroeg stadium eventuele problemen aan te kaarten die op termijn kunnen leiden tot ziekteverzuim? Van Esseveld-Scheffers: “Privéproblemen, zorgen of stress door persoonlijke issues zullen werknemers niet snel aankaarten. Ook zullen ze niet altijd zelf in de gaten hebben dat ze in de gevarenzone dreigen te komen. Richt je team daarom zo in, dat er voor iedereen een vertrouwenspersoon is. Het kan per persoon verschillen wie dat is en je kan open naar ieders voorkeuren informeren.”

“Of je maakt gebruik van structurele coaching: geef je teamleden enkele keren per jaar een gesprek met een coach van buiten je bedrijf. Dat moet iemand zijn die in staat is om goed te spiegelen. Mochten er pijnpunten broeien, dan komen die in deze gesprekken naar boven en kunnen ze worden uitgediept. Ook kan een teamlid door dit soort gesprekken zich ervan bewust worden welke acties hij of zij zelf kan ondernemen. In ernstigere gevallen zal een externe coach na afloop van zo’n gesprek adviseren om verdere professionele hulp in te schakelen, zoals een arts of psycholoog.”

4. Wees duidelijk


Hoe ga je als manager om met werknemers waarvan duidelijk is dat ze afstevenen op ziekteverzuim? Van Esseveld-Scheffers: “Wacht niet te lang en ga het gesprek aan. Kijk samen eerlijk naar de situatie en benoem met zijn tweeën de oorzaak van het dreigende verzuim. Dit kan spannend zijn, maar je kan aangeven wat jij ervaart bij je collega en wat het met jou doet. Luister goed naar wat je vervolgens terugkrijgt. Als de oorzaak van het verzuim zich persoonlijk tot jou als leidinggevende richt, zorg dan dat er een neutrale derde bij deze afspraken aanwezig is. Zorg voor een dialoog waarin constructieve feedback gegeven kan worden en waarin eenieder zijn of haar verantwoordelijkheid neemt.”

5. Pak structurele problemen aan

Hoe kan je onderzoeken of er structurele problemen op de afdeling spelen die het verzuim veroorzaken? Van Esseveld-Scheffers: “Bij een team dat bestaat uit meer dan tien personen kan je een anonieme tevredenheidsenquête uitvoeren. Hierin kan je zaken als werkdruk, taakverdeling, tevredenheid over inhoud en ook vragen over de onderlinge sfeer opnemen. Houd deze enquête bijvoorbeeld vier keer per jaar en wijd er een meeting aan. Denk bij onderlinge sfeer aan vragen als: kan je goed met je directe collega’s samenwerken? Kan je bij je collega’s terecht met vragen? Voel je je thuis in het team? Voel je je gewaardeerd in het team? Laat teamleden op elk van deze vragen een score geven tussen de 1 en 10.”

Ambagtsheer: “Om structurele verzuimveroorzakers op te voeren, bestaan scans voor Risico Inventarisatie en Evaluatie (RIE). Die kunnen zowel de sociale als de fysieke veiligheid omvatten. Afhankelijk van de aard van de organisatie kan je met zo’n scan op regelmatige momenten specifieke risico’s monitoren. De aanstelling van een vertrouwenspersoon helpt ook. Net als geregeld werkoverleg over zaken als veiligheid en omgangsvormen. De directie moet dat laatste natuurlijk wel ondersteunen, anders gebeurt er niets mee.”

6. Wees menselijk


Welke algemene factoren dragen bij aan het voorkomen van ziekteverzuim? Van Esseveld-Scheffers: “Toon interesse in je collega’s, ook als het druk is en je eigenlijk nog tien andere dingen moet doen. Laat zien dat je het oprecht belangrijk vindt om te weten hoe ze zich voelen. Luister naar hun verhalen en feedback. Hiermee voorkom je al veel problemen.”

Samengevat komt het volgens Ambagtsheer hier op neer: “Zorg ervoor dat de integriteit in de organisatie wordt hooggehouden, nageleefd en bekrachtigd. Dat scheelt een hoop ziekteverzuim.”


Gepubliceerd op 20-01-2015

  38